Time Management: il miglior alleato della routine lavorativa
Dare priorità ad attività urgenti o importanti? La risposta passa dalla pianificazione dei compiti che accresce la produttività, riduce lo stress e migliora sensibilmente la qualità del lavoro
La gestione del tempo è una problematica comune a molti: è la principale frustrazione dei professionisti, il malcontento più frequente tra gli imprenditori e una tra le sfide più impegnative per i manager. Chi dice di aver poco tempo, spesso in realtà utilizza in modo poco proficuo quello a sua disposizione.
Mancanza di focus sulle questioni prioritarie, incapacità di delegare parte del proprio lavoro, tendenza a procrastinare decisioni, impegni e attività sono solo alcune tra le cattive abitudini che incidono negativamente sulla qualità del tempo. Ma come fare per non farsi sopraffare tra riunioni e imprevisti, pianificando e quantificando le attività giornaliere? Facendo proprie le tecniche del Time Management.
Programmi e scadenze: focus sulle priorità
Per ottimizzare il tempo in ufficio, rendere le ore più produttive e ridurre il coefficiente di stress è indispensabile definire priorità, scadenze e pauseattraverso le regole del Time Management. Questa pratica nasce negli Stati Uniti come processo di pianificazione e controllo delle attività svolte in fabbrica fino a diventare oggigiorno una delle principali soft skills di manager e imprenditori di successo.
Tra le tecniche di Time Management, tre sono effettivamente efficaci e facilmente applicabili:
1. Il principio di Pareto
Secondo il sociologo Vilfred Pareto, è possibile ottenere l’80% del risultato con il 20% dello sforzo. Come? Prima bisogna svolgere le attività che richiedono meno tempo: difatti, se solo alla fine si svolgono le attività che richiedono più tempo, a quel punto l’80% del lavoro sarà già stato svolto.
2. La tecnica del pomodoro
Ogni attività può essere suddivisa in piccole sequenze di tempo: 25 minuti di impegno massimo nello svolgimento di un compito alternati a 5 minuti di pausa per riposarsi e ricaricare le batterie. Perché questo nome? Francesco Cirillo, il suo inventore, si è ispirato ad un timer da cucina a forma di pomodoro.
3. Matrice di Eisenhower
Si tratta di una pratica molto diffusa, ispirata alle parole del Generale e Presidente statunitense Eisenhower: “Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”. La matrice distingue le attività per importanza e urgenza dei compiti, dando una chiara e inequivocabile definizione alle priorità.
Raggiungere i risultati in 6 step
Oltre alle tecniche è necessario lavorare anche sulla propria routine lavorativa, identificando le attività a valore in un percorso step-by-step:
- Impostare gli obiettivi correttamente
- Pianificare il giorno prima per il giorno dopo
- Definire le priorità in base a importanza e urgenza
- Impostare un limite di tempo per completare un’attività
- Fare una pausa tra le attività
- Organizzare se stessi
Applicare i principi di gestione ottimale del tempo permette quindi non solo di focalizzarsi sulle attività a valore, ma anche scovare colli di bottiglia, gestire distrazioni, disturbi e interruzioni, accrescendo la produttività propria e del team. Un efficace Time Management consente infine di ottimizzare il tempo in ufficio, ridurre lo stress e migliorare sensibilmente la qualità del proprio lavoro.
