Scegli la giusta Soluzione di eDiscovery: E1 vs E3 vs E5
Sia che facciate parte di una grande azienda con centinaia di dipendenti, sia che lavoriate in una start-up, arriverà il momento in cui busserà alla vostra porta una questione urgente.
Si presenterà sotto forma di controversia interna su quelle che sono le comunicazioni inappropriate all’interno del luogo di lavoro, su quello che qualcuno ha detto ad un business partner o ad un cliente o, magari, sotto forma di una causa.
Non si sa mai, ma quando succede, dovete essere in grado di identificare esattamente quello che è successo e sapere quali sono i passaggi da seguire. Sembra impossibile considerato che oggi la maggior parte delle comunicazioni è elettronica.
Come posso trovare l’esatta informazione di cui ho bisogno con le centinaia di messaggi e documenti che creiamo, modifichiamo ed inviamo ogni giorno?
Beh, se lo fate manualmente, può risultare incredibilmente difficile ma con
Office 365 eDiscovery potete navigare tra tonnellate di contenuti con una singola ricerca.
eDiscovery vi permette di ricercare contenuto ovunque su Office 365: dalle caselle di posta di Exchange Online, ai Gruppi, ai Teams, su OneDrive e tra le conversazioni di Skype for Business. Potete identificare, conservare ed esportare contenuto pertinente in modo semplice e veloce: se quello che cercate è all’interno degli strumenti elencati, eDiscovery lo troverà sicuramente.
Come iniziare? Intanto vediamo i diversi piani di Office 365 e le funzioni di eDiscovery incluse.
Office 365 E1
La base di eDiscovery, inizia dal piano Office 365 E1.
Con l’E1 potete eseguire ricerche di contenuto all’interno dell’Office 365 Security & Compliance Center per trovare informazioni all’interno di email, documenti e conversazioni effettuate su Skype all’interno dell’organizzazione Office 365. Potete effettuare ricerche all’interno di caselle di posta, public folder di Exchange, su tutti i siti SharePoint Online e account OneDrive for Business con un unico Content Search (ricerca di contenuto). Potete eseguire la ricerca dovunque e quante volte volete.
Quello che non avete nel piano E1 sono le holds e la possibilità di esportare i risultati all’esterno della ricerca eDiscovery.
Office 365 E3
Office 365 E3 prosegue la strada dell’E1, aggiungendo la funzionalità di export del contenuto e dandovi qualcosa in più.
Al top delle funzionalità aggiunte c’è la possibilità di esportare le ricerche che fate: avrete accesso all’eDiscovery Case che aggiunge caratteristiche di In-Place e Litigation hold ad Office 365. Con eDiscovery case, potete controllare chi accede, crea e gestisce i casi eDiscovery.
Questi case sono utilizzati per contenere precisamente le informazioni di cui avete bisogno per una specifica ricerca, tutto in un unico posto.
Qui sotto il tipico ciclo di vita di un eDiscovery case:
- Create l’eDiscovery case per poter conservare i risultati di ricerca in una location specifica;
- In seguito mettete il blocco ad un contenuto di modo da evitare che qualcuno lo modifichi o cancelli. Così facendo, tutto il materiale incluso nelle vostre ricerche rimarrà nella destinazione originale;
- Usate poi le query per ricercare il contenuto, restringendo la ricerca e rendendola più specifica. In questo tipo di ricerca, potete filtrare per parole chiave, data, autore e molto altro;
- A questo punto, potete esportare i risultati ottenuti per condividerli con chiunque all’interno o all’esterno dell’organizzazione.
Office 365 E5
Sulla vetta delle funzionalità più avanzate di eDiscovery, all’interno del piano E5, abbiamo la funzionalità di Advanced eDiscovery.
Office 365 Advanced eDiscovery utilizza meccanismi di machine learning, predictive coding e text analytics per analizzare set di dati molto ampi e non strutturati e si focalizza sui dati maggiormente rilevanti.
La funzione di eDiscovery all’interno di Office E365 è uno strumento incredibilmente potente.
Se la vostra azienda deve effettuare ricerche, conservare, analizzare e raggruppare contenuto, eDiscovery è quello che state cercando!
Con il piano E1 avete accesso alle funzionalità di base, con l’E3 avete pieno accesso alle funzionalità (legal hold incluse), con l’E5, infine, avete il massimo, tutti gli strumenti che vi servono e vi eviteranno molti mal di testa dovuti all’estenuante ed infinita ricerca di dati.
