Perché le aziende leader utilizzano la Business Intelligence

Tempestività e conoscenza sono diventati asset per le aziende più competitive, che usano questo patrimonio per rafforzare il proprio posizionamento sul mercato e migliorare le performance.

“Informazione”, questa parola esprime un concetto e un bisogno: ottenere informazioni rapide e attendibili in qualsiasi settore non è compito facile.

Non è facile ottenere informazioni per diversi fattori, ma forse il principale elemento di ostacolo oggi è la velocità: mai come in questo periodo storico le conoscenze, i dati, le informazioni vanno incontro a una così rapida obsolescenza. Chi utilizza quotidianamente il web ‘divora’ dati in quantità e modi neanche paragonabili rispetto al passato.

L’esigenza attuale non è più trovare informazioni, ma trovare quelle giuste nel più breve tempo possibile.

Dati giusti, al posto di tutti i dati

Le aziende per la gestione delle proprie attività utilizzano numerosi sistemi informatici, fra cui:

• Software di gestione del personale
• Software per il supporto delle attività di vendita e marketing
• Sistemi per il controllo dei cicli produttivi

Tali sistemi, oltre a costituire preziosi strumenti per le attività aziendali, raccolgono tutta una serie di dati che possono essere utilizzati dal top management per individuare modelli e tendenze. Questi strumenti vengono utilizzati per migliorare le performance aziendali, ma non sempre riescono a creare valore aggiunto per il proprio business.

Ottenere informazioni significative, dall’enorme mole di dati di cui un’azienda è sommersa, è di vitale importanza se si vuole operare sul mercato in maniera competitiva. Solo in questo modo si avrà una profonda conoscenza del mercato in cui si opera, della concorrenza che si affronta, dei clienti che si servono e dei partner di cui si usufruisce.

Come analizzare i dati aziendali in pochi clic

La Business Intelligence si pone come obbiettivo la risoluzione dei problemi sopra elencati. Si identificano come Business Intelligence tutte quelle soluzioni che integrano dati, generati in azienda o provenienti da fonti esterne, valorizzandoli e rendendoli accessibili in maniera semplice.

Tali soluzioni supportano e trasformano in maniera radicale il processo decisionale, agevolando le attività di “analisi dell’extended enterprise” composta da dipendenti, clienti, partner e fornitori dell’azienda.

La Business Intelligence permette dunque di gestire al meglio i processi aziendali, fornendo un concreto supporto ai “decision makers” dell’azienda. Tale supporto consiste nel poter monitorare ed analizzare le performance aziendali in “real time”, nel minimo dettaglio e in completa autonomia.

Un progetto di Business Intelligence consente ad un’organizzazione di:

• Ridurre i costi
• Migliorare l’efficienza
• Velocizzare e ottimizzare il processo decisionale

Cosa si può analizzare con la BI

I dati sono strategici per qualsiasi funzione aziendale, dalle vendite alla produzione, dall’area finanziaria al marketing, dalle risorse umane alla direzione generale.

Si possono utilizzare per identificare strategie per aumentare i profitti, individuare trend, analizzare i comportamenti dei clienti, comparare dati interni e del mercato. Guarda il webinar per Sales e Marketing

Altri esempi sono il monitoraggio delle prestazioni individuali, di team e organizzative, l’individuazione di processi inefficienti, l’ottimizzazione della produzione e l’eliminazione degli sprechi, la previsione del successo delle azioni.

Indipendentemente dall’ambito di applicazione, alla base di un progetto di Business Intelligence c’è un data warehouse, cioè è una collezione di dati:

• orientata al soggetto
• integrata
• non volatile
• dipendente dal tempo

Nei più comuni database spesso la struttura è organizzata in modo tale da consentirne un utilizzo quotidiano, quindi più orientato ad un lavoro del tipo “transazionale-gestionale”. Questo può essere ad esempio: inserimento di un nuovo ordine, lo scarico o il carico merci, la consultazione dei dati di produzione, l’inserimento di una fattura. Tali sistemi, proprio perché pensati per questo scopo, sono detti operazionali oppure OLTP (On Line Transaction Processing).

Diverso è invece un data warehouse: questo tipo di database è strettamente orientato al soggetto, organizzato secondo il tipo d’analisi finale che si intende fare.

Ad esempio nel caso di un progetto di Business Intelligence per l’area vendite  avremo come dati principali: i clienti, i fornitori, le vendite, gli acquisti, le date relative ad una transazione e gli indirizzi relativi alla controparte.

Tra le caratteristiche più importanti di un data warehouse vi è l’integrazione. Come citato un data warehouse è una base dati orientata al soggetto, quindi l’analitica finale influenzerà in modo rilevante la struttura del database stesso.

In azienda un Direttore Marketing può aver bisogno di fare analisi di mercato tenendo conto dei dati della concorrenza, molte volte questo significa integrare nello stesso data base dati provenienti da diverse applicazioni progettate per scopi diversi: il problema da affrontare è quello di rendere questi dati accessibili ed omogenei in un unico ambiente.

Le soluzioni di Business Intelligence sono dunque un aiuto fondamentale per le imprese che vogliono comprendere le necessità di business dei propri clienti e del mercato più in generale. Esse consentono di identificare al meglio le opportunità di crescita e di profitto, permettendo nello stesso tempo a chi ha ruoli di responsabilità, di prendere decisioni basandosi sugli elementi più significativi.

I quattro vantaggi della Business Intelligence in azienda

1. Riduzione dei costi operativi e integrazione dei processi aziendali. Accorpando gli elementi interni ed esterni dell’infrastruttura aziendale in un ambiente unico di analisi multidimensionale avremo informazioni che riflettono in modo accurato le attività, con le quali è possibile rispondere in maniera più omogenea ai mutamenti nelle condizioni di business e ridurre i tempi necessari per la raccolta delle informazioni rilevanti.
2. Incremento della redditività. I sistemi integrati che coprono l’intera struttura aziendale consentono di ottenere informazioni capillari sui propri clienti, utili per identificare i più redditizi e definire nuove modalità per soddisfarne al meglio le esigenze.
3. Più agilità nell’attività aziendale. Una soluzione di Business Intelligence consente di rispondere tempestivamente alle nuove opportunità e ai cambiamenti della domanda, passare più rapidamente dalla fase di pianificazione a quella di implementazione e trasformare i sistemi esistenti arricchendoli con nuove funzionalità, in modo da aumentare il valore degli investimenti effettuati.
4. Maggiori potenzialità per i dipendenti. Le aziende sanno quanto sia importante fidelizzare e motivare i dipendenti aziendali, oltre ad ottimizzarne la produttività mettendoli nelle condizioni di operare al meglio ovunque, in qualunque momento e tramite qualsiasi dispositivo.

Cosa significa fare Business Intelligence in azienda

Fare business intelligence in azienda vuol dire cercare, trovare, organizzare, interpretare informazioni che consentono di sfruttare, anticipare, controllare processi e fenomeni di mercato o interni all’azienda stessa, con l’obiettivo di accrescere il proprio valore e porsi in posizione di vantaggio nei confronti della concorrenza.

In questo contesto, se da un lato si cerca ancora di fare le cose con il minimo costo compatibile con la qualità richiesta, dall’altro si utilizza uno strumento essenziale per offrire un migliore servizio alla clientela e promuovere la crescita aziendale.

Fare quindi operazioni di Intelligence mirate al Business vuol dire definire una struttura aziendale che vede manager ed analisti impegnati su di un unico fronte, proiettati secondo le strategie aziendali, al raggiungimento dell’obiettivo prefissato: conoscere per fare business.

La Business Intelligence rappresenta lo strumento fondamentale a disposizione del manager per prendere decisioni in quanto consente di disporre delle informazioni necessarie a raggiungere gli obiettivi identificati e le strategie da perseguire.

Il vero valore della Business Intelligence

Il maggior valore di un sistema di business intelligence non viene dalla semplice raccolta dei dati e dal loro immagazzinamento in un sistema consistente; piuttosto il vantaggio innovativo deriva dall’uso di tool per analizzare il significato nascosto dei dati e ricavare i risultati dell’analisi quali i fenomeni e le loro caratterizzazioni a livello dell’azienda e in rapporto al mercato.

La Business Intelligence propone di analizzare le informazioni, aggregandole secondo criteri di osservazione specifici del business e velocizzando le interrogazioni degli utenti (evitando lunghi tempi di attesa da sovraffollamento) per poi diffondere l’informazione a livello aziendale, e quindi svincolarla dall’ambito dipartimentale in cui si è sviluppata. Ciò significa avere un valore univoco, non soggetto a fraintendimenti e fruibile ai vari management che possono avere il “polso della situazione” sul target aziendale.

Inoltre disponendo di strumenti che consentono facilmente di accedere a queste informazioni si hanno come risultati una diminuzione dei costi, un aumento della produttività dell’impresa e, soprattutto, una gestione più consapevole delle decisioni.

Business intelligence: esempi di applicazione

Le tecniche e gli strumenti di Business Intelligence raccolgono, integrano, analizzano e interpretano grandi moli di dati per ricavarne informazioni e conoscenza su vendite, produzione, andamento del mercato, situazione finanziaria dell’impresa, consentendo di prendere decisioni sulla base delle informazioni rilevanti. Ad esempio, una dashboard di analisi finanziaria può includere report sull’utile, report sul cash flow, statistiche patrimoniali, confronti con altre aziende e analisi del flusso di cassa, concentrando tutte le informazioni importanti in un unico spazio, rendendole visibili e comparabili.

La realizzazione di un sistema di Business Intelligence richiede di sistematizzare i dati presenti in azienda, riconciliando formati e codifiche, ripulendoli da errori e ricavando il vero significato di ciascun dato. I vantaggi sono riconducibili all’efficacia del processo decisionale e alla rapidità di reazione, oltre alla visione unitaria delle informazioni disponibili.

Nel corso degli ultimi anni, le tecniche e gli strumenti per la Business Intelligence si sono evoluti e sono oggi disponibili sul mercato (spesso integrati in suite) coprendo tutti gli aspetti, dall’integrazione dei dati, alla strutturazione delle informazioni, alla presentazione in cruscotti e cockpit. Le prospettive di evoluzione spingono verso soluzioni complessive integrate ed erogate come servizi, in grado di fornire informazioni sempre più tempestive.

BI: non solo per grandi aziende

Va rilevato che oggi, la Business Intelligence non è più una prerogativa delle sole grandi aziende: anche nel mondo delle PMI, che costituiscono il 98% delle imprese italiane, qualcosa sta cambiando e sempre più aziende hanno sviluppato, stanno sviluppando o hanno pianificato sistemi informativi con funzionalità di analisi e di monitoraggio dei dati.

Secondo i dati dell’Osservatorio Big Data & Business Analytics della School of Management del Politecnico di Milano, nel 2023 la spesa delle aziende italiane in infrastrutture, software e servizi per la gestione e analisi dei dati è cresciuta del 18% raggiungendo il valore di 2,85 miliardi di euro. Il 17% del totale è imputabile a microimprese e PMI. Una delle principali aree di spesa per le PMI è rappresentata da licenze software di Data Visualization & Reporting, strumenti ad oggi presenti nel 57% delle imprese (+8% rispetto al 2022).

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