Nuovi hub sites di SharePoint su Office 365

Durante il Microsoft Ignite dello scorso settembre, Microsoft ha annunciato
SharePoint hub site: un nuovo elemento portante dell’intranet che unisce siti collegati per raggruppare news ed attività, semplificare ricerche e creare coerenza all’interno della tua organizzazione grazie ad una navigazione condivisa.

Il lavoro digitale è dinamico ed in continua evoluzione. Gli obiettivi di business e la struttura dei team di lavoro cambia e si trasforma, spesso molto velocemente.
SharePoint aiuta le aziende ad adattarsi a questi continui cambiamenti mettendo in collegamento l’intera organizzazione grazie ad una gestione del contenuto intelligente ed un intranet che ti fornisca gli strumenti per condividere e lavorare insieme ai colleghi, per informare e coinvolgere le persone dell’intera organizzazione. Ed ora è ancora più semplice organizzare l’intranet della tua organizzazione in maniera dinamica.

Potrai associare molteplici team site e communication site per modellare e promuovere una rete intranet che rispecchi il modo in cui le persone lavorano.
Gli hub site forniscono una struttura di navigazione comune, look and feel e strumenti di ricerca su differenti siti collegati fra loro. Hub sites raggruppa anche novità ed attività da siti associati e mostra il roll-up nella home page dell’hub site.

Puoi utilizzare SharePoint hub sites per organizzare idee, gruppi di lavoro, divisioni o risorse dell’intero business.

Vediamone ora i dettagli.

Creare un set coerente di siti collegati grazie ad una navigazione condivisa

Un hub site porta coerenza all’interno dei siti. Quando un team site o un communication site è collegato ad un hub site, ne eredita le caratteristiche comuni, fra cui:

– Navigazione: Definisce la navigazione nel hub site, poi ereditata dai siti associati.

– Tema: definisce il look and feel dell’hub site: il tema rimane coerente per tutti i siti associati.

– Logo: il logo all’interno di un sito è un elemento fondamentale per sapere “dove ci troviamo”. È infatti un importante indicatore del sito che state visitando e delle persone e informazioni che il sito rappresenta.

Raggiungi e presenta una visione consolidata di news ed attività

Lungo l’intero ciclo di vita del tuo progetto, di lanci, campagne interne, è importante accrescere la visibilità, la conoscenza e la reperibilità delle persone senza che sia necessario entrare nei singoli siti collegati. In questo modo la tua azienda fornirà una rappresentazione chiara e limpida dello stato di avanzamento di progetti ed iniziative.
I team e i communication site, infatti, inviano contenuti ed informazioni a livello hub site attraverso:

– Raggruppamento di news: una volta creato e pubblicato un articolo su un sito collegato, la news compare nella home di SharePoint, nella app mobile e, da adesso, anche nella home page dell’hub site.

– Attività dei siti combinati: è importante sapere esattamente cosa sta succedendo all’interno dei siti in modo da dare distribuire giuste priorità e tempo. Le attività sui siti sono visibili nella home page del team site e nella home di SharePoint. In questo modo sarai sempre aggiornato su tutto quello che sta accadendo sui siti correlati, senza dover controllare una per una le attività dei singoli siti.

– Ricerca allargata: quando operi una ricerca di contenuto su un hub site, i risultati includono anche il contenuto presente nei siti correlati. Questo perché i siti sono legati fra loro: le ricerche dalla home page dell’hub site aumentano la pertinenza e facilitano il ritrovamento del contenuto desiderato.

Creare hub sites ed associarvi team e communication site

È facile per gli amministratori creare uno o più hub sites. Una volta creato, il proprietario può associarvi team e communication site già esistenti o associarne di nuovi creati dalla home page di SharePoint all’interno di Office365. Presto sarà anche possibile creare un sito collegato direttamente dall’interno dello stesso hub site.

Il proprietario del sito può associare un team site esistente o un communication site con un hub site.
Come fare?

1. Clicca sull’icona delle impostazioni in alto a destra del sito.

2. Clicca su Site Information.

3. Nel pannello di modifica delle informazioni del sito clicca nel menù a tendina dell’ hub site e scegli l’hub site che vuoi associare.

A questo punto, noterai che team e communication site possono essere associati ad un unico hub site. Collegare un sito ad un hub site è tanto semplice quanto scollegarlo. Questa è la potenza di un intranet dinamico, che cambia e si adatta al flusso e riflusso degli ambienti di lavoro che sono in continua evoluzione.

Accedere all’hub site e collegarlo alla SharePoint mobile app

La SharePoint mobile app ti aiuta a mantenere il tuo lavoro aggiornato fornendoti accesso rapido a siti, news e membri del team con cui lavori. Ti permette inoltre di effettuare ricerche di contenuto in tutta l’organizzazione.

Con l’aggiunta di SharePoint hub sites, la mobile app di SharePoint sarà allineata con l’aspetto dell’hub site, delle pagine, news e contenuto creando una navigazione fluida e coerente tra siti collegati.

Team sites, communication sites e hub sites sono parte integrante dell’intranet della tua azienda.
Con SharePoint puoi condividere, gestire e trovare contenuto, risorse e app di cui hai bisogno, qualsiasi dispositivo tu stia utilizzando.

Mentre ti occupi di rimodernare ed espandere il tuo intranet per supportare collaborazione e comunicazione all’interno della tua azienda, SharePoint supporta te e il tuo team.

FAQ

Quando vedrò comparire gli SharePoint hub site nel mio tenant di Office365?

Il roll out di SharePoint hub sites partirà dai clienti di Office 365 in First Release nella prima metà del 2018.

Posso collegare uno SharePoint hub site ad un altro hub site?

No, non è possibile.

Un team o un communication site possono essere collegati a più di un singolo SharePoint hub site?

No, è possibile collegare un sito ad un unico hub site. È invece possibile collegarsi a diversi siti correlati nella navigazione superiore. Sarà inoltre possibile, nell’arco di pochi secondi, collegare e/o scollegare un sito.

Un hub site può rimpiazzare il mio corrente portale aziendale?

Gli hub site sono programmati per organizzare in maniera dinamica i siti strettamente correlati, unire progetti simili, legare attività correlate e e presentare progetti comuni. I clienti con portali che includono la personalizzazione oltre alle web part e le estensioni che SharePoint Framework attualmente supporta, è probabile che continuino ad utilizzare l’infrastruttura di pubblicazione di SharePoint che continua ad essere pienamente supportata sia per SharePoint Server on-premises che per SharePoint Online.

Quando dovrei utilizzare un team site e quando invece un communication site?

Il tuo SharePoint team site ti permette di condividere contenuto, risorse, news ad applicazioni con il gruppo di persone con cui stai collaborando ad un progetto.
Un communication site, invece ti permette di raccontare la tua storia, condividere il tuo lavoro ed esporre il tuo prodotto all’intera organizzazione.