Novità di Aprile per i Gruppi di Office 365

Con oltre 85 milioni di utenti, non è possibile parlare di “cliente tipo” per Office 365.
É per questo che Microsoft lo ha progettato in modo che potesse venire incontro ai diversi bisogni dei moderni ambienti di lavoro, dando la possibilità ad ogni organizzazione di scegliere tra una vasta gamma gli strumenti di cui ha bisogno.
Le differenze non emergono solo fra aziende diverse, anche dentro una stessa azienda può accadere che team diversi abbiano bisogno di diversi strumenti di produttività per il tipo di lavoro che svolgono ogni giorno.
Ciò che rende unico Office 365 è infatti la sua abilità di fornire strumenti che incontrino queste diversi necessità in un’unica, personalizzabile piattaforma.

A supporto di questi team di lavoro troviamo i Gruppi di Office 365, un servizio utilizzato da milioni di utenti che aiuta i membri del team a collaborare fra loro con una serie di strumenti: Outlook, SharePoint, Skype for Business, Planner, Yammer, OneNote e Microsoft Teams. I Gruppi di Office 365 aiutano ad organizzare, strutturare e memorizzare le informazioni in una modalità che risulta accessibile da diverse applicazioni ma rimane sicura e facilmente gestibile.

Cos’è cambiato

Uno dei punti di forza dei Gruppi di Office 365 è dato dal fatto che ogni utente all’interno della sua organizzazione può creare un gruppo ed iniziare a collaborare con gli altri utenti in pochi secondi.
La “creazione fai da te” è molto utile per gli utenti, ma sappiamo benissimo che gli amministratori devono poter tenere sotto controllo i gruppi, gestirli, capire come vengono utilizzati, controllare le directory ed assicurare la conformità dei dati.
Oggi siamo felici di annunciarvi nuove funzionalità e miglioramenti nell’amministrazione dei Gruppi di Office 365 che incontrano proprio le sopracitate necessità:

Possibilità di ripristinare gruppi cancellati

• Se cancellate un gruppo di Office 365, di default questo viene conservato per un periodo di 30 giorni. All’interno di quel periodo potete ripristinare il gruppo, le applicazioni connesse e i dati grazie ad un nuovo cmdlet Powershell.

Retention policies

• Potete gestire il contenuto prodotto dal gruppo impostando le retention policies per tenere quello che volete e sbarazzarvi di quello di cui non avete bisogno. Gli amministratori ora possono creare policies di conservazione per i gruppi di Office 365 che si applichino alle caselle di posta condivise e ai file in un unico passaggio utilizzando l’ Office 365 Security & Compliance Center.

Label management.

• Con le etichette, potrete classificare le email e i documenti dei Gruppi all’interno dell’organizzazione.

Queste novità vanno a sommarsi ai già numerosi strumenti di gestione dei gruppi recentemente distribuiti ai clienti Office 365.

Ad esempio:

• Accesso guest: permette ad amministratori e team di collaborare con persone esterne all’azienda garantendo loro l’accesso a conversazioni d gruppo, files, calendari e notebook di gruppo;

• Aggiornamento delle liste di distribuzione per i gruppi di Office 365: l’Exchange Admin Center ora offre la possibilità di aggiornare le liste di distribuzione per i gruppi di Office 365 con un semplice click.

• Classificazione dei dati: è possibile creare un sistema di classificazione personalizzato dei dati per i gruppi di Office 365. Esempi di classificazione possono essere: non classificato, informazioni aziendali o top secret.

• Guide di utilizzo: potete definire delle linee-guida di utilizzo per i gruppi di Office 365 in modo da educare i vostri utenti sulle best practices da adottare ed informarli sulle policies interne.

• Azure AD Connect: abilita il writeback del gruppo alla vostra Active Directory per il supporto alle mailbox on-premises di Exchange.
Leggete l’articolo Configure Office 365 Groups with on-premises Exchange per ulteriori informazioni.

• Appartenenza dinamica: gli amministratori possono definire gruppi attraverso regole di appartenenza utilizzando l’Azure Management Portal o via PowerShell. L’appartenenza al gruppo si aggiorna in pochi minuti da quando le proprietà dell’utente vengono modificare. Questo permette la gestione semplificata di gruppi numerosi e la creazione di gruppi che riflettono sempre la struttura aziendale.

• Appartenenza nascosta: se volete che l’appartenenza ad un gruppo sia un’informazione riservata, potete nascondere le identità dei membri del gruppo a tutti gli utenti che non ne fanno parte.

• Policy di creazione: potrebbero esserci delle persone all’interno dell’azienda a cui volete negare la possibilità di creare nuovi gruppi. Avete a disposizione numerose possibilità per gestire i permessi di creazione nella vostra directory.

• Report delle attività dei gruppi: questi report includono le proprietà del gruppo, i messaggi ricevuti e lo storage delle caselle di posta del gruppo. Tenete presente che potete utilizzare anche i report di SharePoint per tracciare lo storage dei file dei gruppi.

Uno sguardo alle funzioni in arrivo

Essendo Office 365 una sottoscrizione, Microsoft è in grado di migliorare continuamente le funzioni a disposizione degli amministratori basandosi sui feedback degli utenti.

Qui sotto trovate alcuni dei futuri sviluppi della Roadmap per i prossimi tre mesi:

• Scadenza policy. Presto sarete in grado di impostare una policy che, dopo un determinato periodo di tempo, cancelli automaticamente un gruppo e tutte le applicazioni associate. Il proprietario del gruppo riceverà una email di notifica prima della data di scadenza avendo così la possibilità di far slittare la data di scadenza più avanti se il gruppo è ancora in uso. Una volta raggiunta la data di scadenza, il gruppo verrà temporaneamente eliminato per un periodo di 30 giorni. (Per questo periodo l’amministratore potrà ancora ripristinarlo se ne ha bisogno).

• Azure AD naming policy. Gli amministratori potranno configurare una policy per aggiungere testo all’inizio o alla fine del nome di un gruppo ed indirizzi email indipendentemente da dove il gruppo venga creato, sia su Outlook, Planner, Power BI ecc. Gli amministratori potranno configurare una lista di parole bloccate che non potranno cioè essere utilizzate nei nomi dei gruppi.

• Classificazione di default e descrizione. Questa funzione abilita gli amministratori ad impostare la classificazione di default dei gruppi di Office 365 a livello di tenant utilizzando cmdlets PowerShell. Inoltre, gli amministratori potranno fornire una descrizione per ogni classificazione definita.

• La classificazione è disponibile quando si crea o modifica un gruppo in varie applicazioni. È possibile selezionare la classificazione di un gruppo quando lo si crea o modifica nelle seguenti applicazioni di Office 365: Outlook, SharePoint, Planner, Yammer e StaffHub.

Per saperne di più

– Visitate questa pagina per saperne di più sui gruppi di Office 365.

– Guardate la presentazione dei gruppi di Office 365.

– Siete inoltre invitati a partecipare alla sessione Ask Us Anything della Microsoft Tech Community che si terrà il giorno 13 Aprile 2017 dalle 9:00 alle 10:00 per discutere, chiedere e confrontarvi in merito a questi nuovi aggiornamenti.