Microsoft Teams: dove vengono archiviati i miei dati?
Analizziamo più a fondo dove Microsoft Teams archivia i diversi tipi di dati, dai file alle conversazioni passate
“Dove vengono archiviati i dati di Microsoft Teams?”: questa è una delle domande più comuni riguardo a Teams.
Microsoft Teams non è una singola applicazione, è un hub di produttività che utilizza molte applicazioni e servizi in Microsoft 365. Pertanto, archivia i dati in più posizioni.
Perché sapere dove sono archiviati i diversi dati? Per diverse ragioni. Le domande principali a cui bisogna rispondere sono le seguenti:
- In quale posizione geografica vengono archiviati i dati dei team?
- Come è possibile governare i team quando non so cosa è archiviato e dove?
- Come controllare chi ha accesso ai dati dei team?
- Quale protezione delle informazioni è possibile applicare ai dati dei team?
- Dove bisogna applicare i criteri di conservazione?
- Come garantire che le ricerche eDiscovery abbiano l’ambito per includere le posizioni giuste?
Analizziamo più a fondo Microsoft Teams e vediamo dove vengono archiviati i dati.
Microsoft Teams e i servizi dipendenti
Microsoft Teams utilizza:
- Servizi di Azure Chat per archiviare i record di chat persistenti
- Servizi multimediali di Azure per gestire immagini e video
- SharePoint Online e OneDrive for Business per archiviare i file
- Exchange Online per archiviare i record di conformità
- Microsoft 365 Groups per fornire la gestione dell’appartenenza
- Stream per archiviare le registrazioni delle riunioni. Tuttavia, dal 1° marzo 2021 tutte le registrazioni delle riunioni verranno archiviate in OneDrive e SharePoint.
- Inoltre, Teams fornisce l’accesso ad altre app di Microsoft 365 come Forms, WhiteBoard, Planner e Power BI; queste app memorizzeranno i dati nei propri repository
- Infine, Teams può anche aggiungere app, bot e connettori di terze parti. In questo scenario dovrai controllare quali dati vengono condivisi con la terza parte
Quindi quali dati vengono archiviati e dove?
Il diagramma seguente illustra quali dati vengono archiviati e dove. Le regole sono complesse e dipendono dall’attività che si sta intraprendendo in Teams.
Nella tabella sono state escluse app Microsoft, personalizzate e di terze parti che puoi aggiungere a Teams perché ognuna di esse ha la propria informativa sulla privacy e le proprie condizioni d’uso. Consigliamo di capire quali dati vengono distrutti e archiviati prima di aggiungere qualsiasi app in Teams.
Dove vengono archiviate le mie chat One-to-one e di gruppo?
Una chat one-to-one o di gruppo viene avviata dal menu Chat. Gli utenti vengono aggiunti alla chat cercando il loro nome. Inoltre, se è abilitato l’accesso, è possibile aggiungere alla chat anche ospiti e utenti federati. Tuttavia, gli ospiti non sono in grado di condividere file.
In questo scenario gli utenti nelle chat sono i proprietari dei dati. La tabella seguente descrive in dettaglio le regole:
| Tipo di dati | One to One e chat di gruppo |
| Messaggi di chat inclusi messaggi di schede adattive e memo vocali | Azure Chat Service |
| Chat con immagini, emoji e adesivi | Azure Media Services (no SharePoint) |
| Chat GIF | URL a un servizio di terze parti |
| File condivisi | In File Sharer di OneDrive for Business; nella cartella “File di chat di Teams” L’autorizzazione di condivisione predefinita è solo interna. Ciò significa che gli utenti esterni devono richiedere l’accesso ai file |
| Messaggio di chat e record di conformità della carta adattiva (per ricerche eDiscovery) | DiscoveryHolds (cartella nascosta) nelle cassette postali di Exchange Online per tutti gli utenti nella chat 1,2,3 |
Dove vengono archiviati i file e le conversazioni di Teams?
Capire dove sono archiviati i dati in un team dipenderà dal fatto che si stia lavorando in un canale standard o privato.
In un canale standard tutti i membri del team, inclusi gli ospiti, possono accedere alle conversazioni e ai file. In questo scenario il proprietario delle conversazioni e dei file è il Gruppo che gestisce il Team.
Tuttavia, le regole per i canali privati sono diverse. Questo perché un canale privato in un team è limitato a un sottoinsieme dei membri del team. Pertanto, l’accesso alle conversazioni del canale e al contenuto dei file deve essere limitato ai soli membri del canale privato. In questo scenario il proprietario delle conversazioni e dei file NON è il Gruppo che gestisce il Team; i proprietari delle conversazioni sono gli utenti e il proprietario dei file è il canale privato.
In sintesi, le regole cambieranno a seconda che si utilizzi un canale standard o privato. La tabella seguente descrive in dettaglio le regole:
| Tipo di dati | Canale standard | Canale privato |
| Messaggi di chat persistenti e memo vocali | Azure Chat Service | Azure Chat Service |
| Messaggi della scheda adattiva nel canale dalle app | Azure Chat Service | N / A |
| Chat con immagini, emoji e adesivi | Azure Media Services | Azure Media Services |
| Chat GIF | Servizio di terze parti | Servizio di terze parti |
| File condivisi e archiviati | Sito SharePoint del team; nella cartella Canale all’interno della raccolta documenti. Tutti i membri del team, inclusi gli ospiti, hanno accesso | Sito SharePoint di Private Channel; nella cartella del canale privato all’interno della raccolta documenti È importante sottolineare che le autorizzazioni del sito di SharePoint per il canale privato sono limitate ai soli membri del canale privato. |
| Team Wiki | Sito SharePoint del team; nella cartella Canale all’interno di Teams Wiki Data | Sito SharePoint di Private Channel; nella cartella del canale privato all’interno di Teams Wiki Data |
| E-mail con allegati inviati al canale | Sito SharePoint del team; nella cartella Canale, all’interno della raccolta documenti. Le e-mail vengono archiviate in una cartella separata per ogni mese, ad esempio EmailMessages_2_2021 | Sito SharePoint di Private Channel; nella cartella del canale privato, all’interno della raccolta documenti. Le e-mail vengono archiviate in una cartella separata per ogni mese, ad esempio EmailMessages_2_2021 |
| Taccuino di OneNote del team predefinito | Sito SharePoint del team; in Risorse del sito | N / A |
| Notebook aggiuntivi di OneNote per i canali | Sito SharePoint del team; nella cartella Canale all’interno della raccolta documenti | Sito SharePoint di Private Channel; nella cartella del canale privato all’interno della raccolta documenti |
| Record di conformità della conversazione di canale (per le ricerche di eDiscovery) | Cartella nascosta nella cassetta postale di Exchange Online per il gruppo1,2 |
Cartella nascosta nelle cassette postali di Exchange Online per tutti i membri del canale privato1 |
| Record di conformità della carta adattiva al canale (per le ricerche di eDiscovery) | DiscoveryHolds (cartella nascosta) nella cassetta postale di Exchange Online per il gruppo1,2 | N / A |
Dove vengono archiviati i dati dei Teams Meetings?
Esistono tre tipi di riunioni di Teams:
- Private Teams meetings pianificate da un utente, quindi l’utente è l’organizzatore della riunione.
- Channel Teams meetings pianificate da un canale in un team, quindi il team è l’organizzatore della riunione.
- I canali privati consentono solo le riunioni “Meet Now”. Questi sono tenuti nel canale privato in un team, quindi il canale privato è l’organizzatore della riunione.
Il tipo di riunione di Teams che si esegue determinerà dove vengono archiviati i dati.
In sintesi, le regole cambieranno a seconda del tipo di riunione che si sta tenendo. La tabella seguente descrive in dettaglio le regole:
| Tipo di dati | Riunioni private (Meet Now e programmate) | Incontri di canale (Meet Now e programmati) | Riunioni sul canale privato (solo Meet Now) |
| Messaggi di chat persistenti e memo vocali | Azure Chat Service | Azure Chat Service | Azure Chat Service |
| File condivisi | File Sharer di OneDrive for Business; nella cartella “File di chat di Teams” | Sito SharePoint del team; nella cartella Canale all’interno della raccolta documenti | Sito SharePoint di Private Channel; nella cartella Canale all’interno della raccolta documenti |
| Chat con immagini, emoji e adesivi | Azure Media Services | Azure Media Services | Azure Media Services |
| Codifica e streaming della registrazione delle riunioni | Azure Media Services | Azure Media Services | N / A |
| Registrazione della riunione (nuova) | OneDrive for Business per la persona che avvia la registrazione5 | SharePoint dei team; nella cartella Canale all’interno della raccolta documenti5 | N / A |
| Registrazione della riunione (obsoleta a luglio 2021) | Stream5 | Stream5 | N / A |
| Appunti di riunione | OneDrive for Business dell’organizzatore della riunione; nella cartella Microsoft Teams Data | Team di SharePoint Teams; nella cartella Canale all’interno di Teams Wiki Data | N / A |
| Sondaggi delle riunioni | Moduli del creatore del sondaggio | Moduli del creatore del sondaggio | N / A |
| Disegno Whiteboard | App Whiteboard | App Whiteboard | App Whiteboard |
| Record di conformità della chat della riunione | DiscoveryHolds (cartella nascosta) nelle cassette postali di Exchange Online degli utenti nella chat della riunione1,2,3,4 | DiscoveryHolds (cartella nascosta) nella casella di posta online del gruppo per il team (nella cartella nascosta) | DiscoveryHolds (cartella nascosta) nelle cassette postali di Exchange Online di tutti i membri del canale privato1,2 |
| Record dettagli chiamata riunione (per conformità) | DiscoveryHolds (cartella nascosta) nelle cassette postali di Exchange Online di tutti i partecipanti alla riunione1,2,3,4 | DiscoveryHolds (cartella nascosta) nelle cassette postali di Exchange Online di tutti i partecipanti alla riunione1,2 | N / A |
Dove vengono archiviati i dati degli eventi live di Teams?
Gli eventi live di Microsoft Teams ti consentono di pianificare e produrre eventi che vengono trasmessi in streaming a un vasto pubblico online.
Esistono due tipi di eventi live:
- Pubblico: chiunque abbia il collegamento può partecipare senza effettuare il login
- Privato: limitato alla tua organizzazione o a persone e gruppi specifici, i partecipanti dovranno accedere per partecipare
Le regole per l’archiviazione dei dati sono le stesse sia per gli eventi pubblici che per quelli privati.
| Tipo di dati | Evento live |
| Codifica e streaming della registrazione di eventi dal vivo | Azure Media Services |
| Registrazione di eventi dal vivo, trascrizione di eventi dal vivo, rapporto di domande e risposte e rapporto sui partecipanti | Azure Media Services trattenuti per 90 giorni con possibilità di download da parte del produttore |
Dove vengono archiviati i dati di Teams Calling?
Le chiamate ad altri utenti di Microsoft Teams, inclusi utenti federati e ospiti, usano la telefonia Voice over IP (VOIP).
Facoltativamente, Teams consente anche di avere un numero di telefono e di effettuare e ricevere chiamate da telefoni normali.
La tabella seguente descrive in dettaglio le regole di archiviazione dei dati:
| Tipo di dati | Teams to Teams Calls | Chiamate PSTN |
| Codifica e streaming della registrazione delle chiamate | Azure Media Services | N / A |
| Registrazione delle chiamate (dal 1 marzo 2021) | OneDrive for Business della persona che avvia la registrazione | N / A |
| La registrazione delle chiamate (legacy) verrà ritirata nel marzo 2021 | Stream | N / A |
| Segreteria telefonica e trascrizione | Casella di posta Exchange del destinatario (cloud o ibrida) | Casella di posta Exchange del destinatario (cloud o ibrida) |
| Call Detail Record (per conformità) | DiscoveryHolds (cartella nascosta) nelle cassette postali di Exchange Online di tutti gli utenti in chiamata1,2,3 | Cartella nascosta nelle cassette postali di Exchange Online di tutti gli utenti in chiamata1 |
Sommario
In conclusione, la risposta a “Dove vengono archiviati i dati?” dipenderà dalla funzionalità che si sta utilizzando in Teams.
È importante spiegare l’archiviazione a tutti gli utenti, per garantire che sappiano quando usare le chat One-to-One e di gruppo invece di usare un canale Teams.
- I dati condivisi in un team dureranno fino a quando il team non verrà eliminato. Non importa se il creatore ha lasciato l’organizzazione o se qualcuno viene aggiunto o rimosso dal team.
- I dati condivisi tramite One-to-One e chat di gruppo da OneDrive di un utente verranno eliminati quando l’account dell’utente verrà eliminato.
Infine, sapere dove sono archiviati i dati è fondamentale per le persone che intraprendono ricerche eDiscovery. Se l’ambito della ricerca include team che dispongono di canali privati, l’ambito deve essere esteso per includere i siti di SharePoint del canale privato e le cassette postali dei singoli utenti, oltre al sito di SharePoint del team e alla cassetta postale di gruppo.
Note per le tabelle
- Gli utenti ibridi di Exchange con una cassetta postale locale archiviano i propri record di conformità in una cassetta postale in linea shadow
- I guest con un account B2B di Azure archiviano i record di conformità in una cassetta postale online shadow creata per il guest
- Gli utenti federati archiviano i propri record di conformità nella propria cassetta postale all’esterno del tenant
- Nessun record di conformità viene archiviato per i partecipanti anonimi alla riunione
- Le registrazioni delle riunioni sono state archiviate storicamente in Stream. Tuttavia, Microsoft sta spostando l’archiviazione delle registrazioni delle riunioni in SharePoint Online e OneDrive for Business. Da luglio 2021 sarà possibile archiviare la registrazione delle riunioni solo in SharePoint Online e OneDrive for Business.
Le informazioni presenti in questo post, sono prese dall’articolo: https://nikkichapple.com/microsoft-teams-where-is-my-data-stored/
