Microsoft Teams: dove vengono archiviati i miei dati?

Analizziamo più a fondo dove Microsoft Teams archivia i diversi tipi di dati, dai file alle conversazioni passate

“Dove vengono archiviati i dati di Microsoft Teams?”: questa è una delle domande più comuni riguardo a Teams.

Microsoft Teams non è una singola applicazione, è un hub di produttività che utilizza molte applicazioni e servizi in Microsoft 365. Pertanto, archivia i dati in più posizioni.

Perché sapere dove sono archiviati i diversi dati? Per diverse ragioni. Le domande principali a cui bisogna rispondere sono le seguenti:

1. In quale posizione geografica vengono archiviati i dati dei team?
2. Come è possibile governare i team quando non so cosa è archiviato e dove?
3. Come controllare chi ha accesso ai dati dei team?
4. Quale protezione delle informazioni è possibile applicare ai dati dei team?
5. Dove bisogna applicare i criteri di conservazione?
6. Come garantire che le ricerche eDiscovery abbiano l’ambito per includere le posizioni giuste?

Analizziamo più a fondo Microsoft Teams e vediamo dove vengono archiviati i dati.

Microsoft Teams e i servizi dipendenti

Microsoft Teams utilizza:

• Servizi di Azure Chat per archiviare i record di chat persistenti
• Servizi multimediali di Azure per gestire immagini e video
• SharePoint Online e OneDrive for Business per archiviare i file
• Exchange Online per archiviare i record di conformità
• Microsoft 365 Groups per fornire la gestione dell’appartenenza
• Stream per archiviare le registrazioni delle riunioni. Tuttavia, dal 1° marzo 2021 tutte le registrazioni delle riunioni verranno archiviate in OneDrive e SharePoint.
• Inoltre, Teams fornisce l’accesso ad altre app di Microsoft 365 come Forms, WhiteBoard, Planner e Power BI; queste app memorizzeranno i dati nei propri repository
• Infine, Teams può anche aggiungere app, bot e connettori di terze parti. In questo scenario dovrai controllare quali dati vengono condivisi con la terza parte

Quindi quali dati vengono archiviati e dove?

Il diagramma seguente illustra quali dati vengono archiviati e dove. Le regole sono complesse e dipendono dall’attività che si sta intraprendendo in Teams.

Nella tabella sono state escluse app Microsoft, personalizzate e di terze parti che puoi aggiungere a Teams perché ognuna di esse ha la propria informativa sulla privacy e le proprie condizioni d’uso. Consigliamo di capire quali dati vengono distrutti e archiviati prima di aggiungere qualsiasi app in Teams.

Dove vengono archiviate le mie chat One-to-one e di gruppo?

Una chat one-to-one o di gruppo viene avviata dal menu Chat. Gli utenti vengono aggiunti alla chat cercando il loro nome. Inoltre, se è abilitato l’accesso, è possibile aggiungere alla chat anche ospiti e utenti federati. Tuttavia, gli ospiti non sono in grado di condividere file.

In questo scenario gli utenti nelle chat sono i proprietari dei dati. La tabella seguente descrive in dettaglio le regole:

Dove vengono archiviati i file e le conversazioni di Teams?

Capire dove sono archiviati i dati in un team dipenderà dal fatto che si stia lavorando in un canale standard o privato.

In un canale standard tutti i membri del team, inclusi gli ospiti, possono accedere alle conversazioni e ai file. In questo scenario il proprietario delle conversazioni e dei file è il Gruppo che gestisce il Team.

Tuttavia, le regole per i canali privati sono diverse. Questo perché un canale privato in un team è limitato a un sottoinsieme dei membri del team. Pertanto, l’accesso alle conversazioni del canale e al contenuto dei file deve essere limitato ai soli membri del canale privato. In questo scenario il proprietario delle conversazioni e dei file NON è il Gruppo che gestisce il Team; i proprietari delle conversazioni sono gli utenti e il proprietario dei file è il canale privato.

In sintesi, le regole cambieranno a seconda che si utilizzi un canale standard o privato. La tabella seguente descrive in dettaglio le regole:

Dove vengono archiviati i dati dei Teams Meetings?

Esistono tre tipi di riunioni di Teams:

1. Private Teams meetings pianificate da un utente, quindi l’utente è l’organizzatore della riunione.
2. Channel Teams meetings pianificate da un canale in un team, quindi il team è l’organizzatore della riunione.
3. I canali privati consentono solo le riunioni “Meet Now”. Questi sono tenuti nel canale privato in un team, quindi il canale privato è l’organizzatore della riunione.

Il tipo di riunione di Teams che si esegue determinerà dove vengono archiviati i dati.

In sintesi, le regole cambieranno a seconda del tipo di riunione che si sta tenendo. La tabella seguente descrive in dettaglio le regole:

Dove vengono archiviati i dati degli eventi live di Teams?

Gli eventi live di Microsoft Teams ti consentono di pianificare e produrre eventi che vengono trasmessi in streaming a un vasto pubblico online.

Esistono due tipi di eventi live:

1. Pubblico: chiunque abbia il collegamento può partecipare senza effettuare il login
2. Privato: limitato alla tua organizzazione o a persone e gruppi specifici, i partecipanti dovranno accedere per partecipare

Le regole per l’archiviazione dei dati sono le stesse sia per gli eventi pubblici che per quelli privati.

Dove vengono archiviati i dati di Teams Calling?

Le chiamate ad altri utenti di Microsoft Teams, inclusi utenti federati e ospiti, usano la telefonia Voice over IP (VOIP).

Facoltativamente, Teams consente anche di avere un numero di telefono e di effettuare e ricevere chiamate da telefoni normali.

La tabella seguente descrive in dettaglio le regole di archiviazione dei dati:

Sommario

In conclusione, la risposta a “Dove vengono archiviati i dati?” dipenderà dalla funzionalità che si sta utilizzando in Teams.

È importante spiegare l’archiviazione a tutti gli utenti, per garantire che sappiano quando usare le chat One-to-One e di gruppo invece di usare un canale Teams.

• I dati condivisi in un team dureranno fino a quando il team non verrà eliminato. Non importa se il creatore ha lasciato l’organizzazione o se qualcuno viene aggiunto o rimosso dal team.
• I dati condivisi tramite One-to-One e chat di gruppo da OneDrive di un utente verranno eliminati quando l’account dell’utente verrà eliminato.

Infine, sapere dove sono archiviati i dati è fondamentale per le persone che intraprendono ricerche eDiscovery. Se l’ambito della ricerca include team che dispongono di canali privati, l’ambito deve essere esteso per includere i siti di SharePoint del canale privato e le cassette postali dei singoli utenti, oltre al sito di SharePoint del team e alla cassetta postale di gruppo.

Note per le tabelle

1. Gli utenti ibridi di Exchange con una cassetta postale locale archiviano i propri record di conformità in una cassetta postale in linea shadow
2. I guest con un account B2B di Azure archiviano i record di conformità in una cassetta postale online shadow creata per il guest
3. Gli utenti federati archiviano i propri record di conformità nella propria cassetta postale all’esterno del tenant
4. Nessun record di conformità viene archiviato per i partecipanti anonimi alla riunione
5. Le registrazioni delle riunioni sono state archiviate storicamente in Stream. Tuttavia, Microsoft sta spostando l’archiviazione delle registrazioni delle riunioni in SharePoint Online e OneDrive for Business. Da luglio 2021 sarà possibile archiviare la registrazione delle riunioni solo in SharePoint Online e OneDrive for Business.

Le informazioni presenti in questo post, sono prese dall’articolo: https://nikkichapple.com/microsoft-teams-where-is-my-data-stored/