Microsoft Flow: Supporto per le Document Library Properties di SharePoint

Siamo felici di annunciarvi che è finalmente disponibile una nuova funzionalità su Microsoft Flow riguardante i connettori di SharePoint – il supporto per le document library properties.

Il supporto arriva sotto forma di:

2 nuovi trigger: When a file is created (properties only) e When a file is created or modified (properties only);
3 nuove azioni: Get file properties, Get files (properties only) e Update file properties.

In questo post, vedremo un esempio dettagliato su come utilizzare trigger ed azioni. Verranno inoltre presentate alcune proprietà addizionali che sono state apportate per semplificare l’esperienza di costruzione dei flussi.

File Triggers ed Actions

Supponiamo che abbiate una document library in cui archiviate i documenti legali. In questa library, avete aggiunto una colonna Persona che indichi il proprietario del documento.

Creiamo un flusso che:
– Assegni al Chief Legal Officer la proprietà di un documento ogni qualvolta ne viene aggiunto uno e gli notifichi l’avvenuta creazione di un nuovo file;
– Notifichi al proprietario ogni volta che viene fatta una modifica ad un documento.

Per fare questo, create un flusso da zero ed aggiungetevi il trigger When a file is created or modified (properties only).
Noterete che il trigger contiene il campo Library Name che enumera tutte le document libraries nel vostro sito.

Ora, aggiungete una Condizione in cui controllare se la proprietà(modificata) corrisponde alla proprietà(creata). Se è così, allora è un nuovo documento. Se non è così, è un documento modificato.

Nella sezione If Yes(nuovo documento), aggiungete l’azione Send email. Quando selezionate il campo Destinatario (To), nel Dynamic content dialog, vedrete tutti i campi nella vostra document library, inlcuso il proprietario del file, oggetto che sarà ulteriormente spezzettato in proprietà quali Owner DisplayName, Owner Email, Owner JobTitle ecc…
Impostate il campo Destinatario di modo che arrivi al vostro Chief Legal Officer, l’oggetto su “New document added – [Name],” e il corpo della mail di modo che contenga il link all’oggetto in questione “[Link to Item].”
Nome e link all’oggetto sono proprietà aggiuntive che sono state rese disponibili (ulteriori dettagli a seguire).

Dopo l’invio della mail, aggiungete l’azione Update file properties.
Questo vi permette di aggiornare le proprietà di un file. Se volete aggiornarne i contenuti, utilizzate l’azione Update file. Abbinate l’indirizzo del sito web e il nome della Library con i valori inseriti nel trigger. Impostate il campo ID di modo che corrisponda all’ ID del file caricato. Per il campo Owner Claims, selezionate dalla lista degli utenti o inserite un valore custom.

Nella sezione If No (documento modificato), inviate un’email al proprietario mettendolo al corrente che un file, di cui è proprietario, è stato modificato ed includetevi il link al file stesso.
In questo caso, stiamo utilizzando: il campo Owner Email che è una proprietà della document library e le proprietà Name e Link to item.

Proprietà aggiuntive

In questo rilascio sono incluse alcune nuove proprietà a triggers ed azioni che rendono gli oggetti di SharePoint più semplici da utilizzare su Flow e PowerApps. Queste nuove caratteristiche non sono direttamente visibili su SharePoint, la lista completa qui sotto:

• Name – il nome del file nelle document libraries;
• Folder path – ovvero il percorso alla cartella in cui è contenuto il file;
• Identifier – valore che può essere utilizzato per selezionare un file;
• Link to item – link che può essere utilizzato per raggiungere il file o la list item. Sono gli utenti a cui sono stati assegnati i permessi necessari saranno in grado di aprire il link.

Microsoft sta inoltre lavorando per aggiungere l’item ID come output dell’azione Create File, di modo da utilizzarlo in combinazione con le proprietà di Update file.