Internazionalizzare l’impresa è una questione di metodo

Competenze, aggiornamento, visione omnicomprensiva e sistematicità: gli assi nella manica per vendere all’estero sono racchiusi in un metodo in quattro passi

Oggi, un’azienda esportatrice deve affrontare diverse questioni per trasformare le vendite all’estero in vera redditività. Dalla pianificazione strategica alla collaborazione tra reparti, passando per gli aspetti tecnico-normativi quali le certificazioni C-Tpat e AEO e l’iscrizione al REX, l’impresa che si affaccia all’Export deve curare numerosi dettagli per essere pronta a prevenire tutte le possibili problematiche.

Ma quale strada seguire per non perdersi nella selva di informazioni e passaggi?

Import-Export in quattro passi

Prima ancora di individuare il mercato-obiettivo, selezionare le strategie di penetrazione e costruire le campagne Sales-Marketing dedicate, l’impresa nel suo complesso deve porre l’accento su:

1. Competenze degli addetti: è indispensabile che tutti i collaboratori coinvolti nelle funzioni import-export conoscano e applichino correttamente la normativa, prevenendo rischi e sanzioni.
2. Aggiornamento continuo: la normativa sulle operazioni import-export è stata modificata profondamente negli ultimi 15 anni (e cambierà ancora nei prossimi). Le norme sono soggette a revisioni periodiche e anche quando non ci sono modifiche dirette, l’interpretazione delle norme potrebbe cambiare attraverso circolari esplicative, interpelli, sentenze o note. Ecco che è indispensabile mantenere alta la soglia dell’attenzione.
3. Omni-visione: affrontare le problematiche in modo troppo settoriale penalizza l’operazione import-export nella sua complessità in quanto tutti gli aspetti si condizionano a vicenda. Poco importa se la sanzione è doganale, fiscale, riguardante il trasporto o se si tratta di un cliente insoddisfatto. Il termine di resa condiziona l’operazione doganale, il trasporto influenza la fiscalità IVA, il documento di trasporto vincola il pagamento. Ecco che serve una visione organica dell’operazione e coerenza tra i vari aspetti. Gestire correttamente la parte doganale non garantisce sicurezza sulle problematiche IVA e così via.
4. Efficienza del sistema estero: per gestire con efficacia la moltitudine di variabili che potrebbero verificarsi, è bene dotarsi di procedure interne dedicate ad acquisti e vendite estero. Il reparto Sales “a monte” deve sapere che i parametri di vendita stabiliti con il cliente condizioneranno a cascata le altre funzioni aziendali (amministrazione, Supply Chain, ecc.) che interverranno “a valle”.

Metodo e organizzazione per un sistema aziendale Export-oriented

Per affrontare l’estero e vincere le sfide dell’internazionalizzazione, l’impresa può ricorrere a un metodo rodato e tante volte testato sul campo.

1. Training On-the-Job: l’operatività è il tassello fondamentale. Tutti i collaboratori che intervengono nell’operazione estera devono essere costantemente aggiornati, conoscere le norme, comprendere le correlazioni tra contrattualistica, adempimenti doganali, fatturazione, essere solidali e orientati allo stesso obiettivo, così come migliorare la comunicazione con tutti gli Stakeholder (consulenti, doganalisti, vettori, spedizionieri, fiscalisti, funzionari dell’Agenzia delle Entrate e delle Dogane).
2. Check-up a tutto tondo: a questo punto, serve fondere le richieste normative con la realtà aziendale. Grazie ad addetti consapevoli che monitorano personalmente le prassi aziendali sarà più semplice individuare eventuali rischi e falle, intervenendo tempestivamente per correggerli. Inoltre, la verifica dettagliata di tutta l’operatività (procedure scritte, certificazioni, prassi interne) consente di valutare il soddisfacimento delle richieste imposte da settore di appartenenza, normativa prodotto, richiesta clienti/fornitori esteri. Infine, il check-up si chiude con la valutazione di eventuali procedure doganali particolari o diverse opzioni normative che potrebbero portare a una diminuzione di costi, tempi e operatività.
3. Stesura procedure estero: dopo la verifica preliminare di struttura aziendale e risorse umane, è indispensabile allineare le procedure estere (poche, chiare, dirette) ai sistemi ISO già acquisiti dall’azienda e alle certificazioni specifiche.
4. Mantenimento del sistema organizzativo: gli addetti aziendali dedicati alle operazioni import-export sono quindi incaricati di mantenere e manutenere il sistema creato, tenendo conto dei cambiamenti interni (business, fatturato, risorse, prodotti, sistema logistico, fornitori, ecc.) ed esterni (oscillazioni di mercato, trends, imprevisti, ecc.).

Quest’impostazione permette all’impresa di raggiungere diversi obiettivi. Innanzitutto, fregiarsi di una reputazione aziendale di alto livello, basata su solidità e affidabilità, che si traduce nell’acquisizione di nuovi clienti e fidelizzazione di quelli vecchi. In secondo luogo, un sistema interno di organizzazione proattivo che gestisce in modo puntuale e tempestivo le varie sfaccettature del rischio estero. Infine, contare su un sistema che rispetta, pur considerando i bisogni dei clienti, i vincoli normativi e ne segue gli aggiornamenti. Tutto ciò è il risultato di un’organizzazione agile, che ottimizza le risorse a disposizione e dà ai suoi addetti gli strumenti e le competenze per gestire con efficacia le operazioni import-export.