In anteprima pubblica la nuova etichetta “Default” per la raccolta documenti in SharePoint Online

Ad oggi, l’amministratore della conformità può impostare un’etichetta “predefinita” per gli utenti su SharePoint. L’etichetta è denominata “Generale” è viene pubblicata per tutti i dipendenti.

Sebbene questo approccio serva ad etichettare i documenti in modo generico, non aiuta a distinguere un documento altamente sensibile da un documento a bassa sensibilità “a meno che” l’utente non etichetti manualmente il documento. Questa pratica però è poco affidabile, in quanto l’errore umano o la dimenticanza sono sempre dietro l’angolo.

In questi casi, questa nuova funzionalità sarà di aiuto. Una volta che la libreria è configurata con un’etichetta predefinita, SharePoint garantirà che tutti i “nuovi” file di Office salvati o caricati in questa libreria che non hanno un’etichetta o anche un’etichetta con priorità bassa (applicata prima tramite automazione) saranno etichettati con l’etichetta della libreria configurata. In altre parole, questa funzione è come un’etichettatura automatica in base alla posizione, dove la posizione è una libreria.

Da tenere presente che se il documento caricato viene etichettato manualmente, non verrà toccato. Inoltre, se nella libreria sono presenti documenti, anche quelli non verranno toccati a meno che un utente non modifichi il file. La timbratura dell’etichetta viene eseguita in un thread asincrono dopo il caricamento del documento, il che significa che ci sarà un ritardo di alcuni minuti prima che l’etichetta venga applicata automaticamente. Se si sta creando il documento tramite l’app di Office su dispositivi Windows, Mac o mobili e si esegue direttamente un “salva con nome” in SharePoint, l’atto di applicare automaticamente l’etichetta della libreria attenderà fino alla chiusura dell’app. Per i dettagli leggere la documentazione ufficiale.

Licenza : questa è una funzionalità premium. I dettagli esatti della licenza saranno annunciati ad ottobre 2022. È possibile provare questa funzionalità se si è in possesso di una licenza di Office 365 E5 (o simile).

Le informazioni presenti in questo post, sono prese dall’articolo: Public Preview: “Default” label for a document library in SharePoint Online