Gestire attività e processi con efficienza: l’esempio dell’ordine cliente
Governare i processi in azienda con metodo ed efficienza determina il valore generato e percepito dai clienti, trasformandosi in un asset imprescindibile per i business di oggi
In un’organizzazione moderna, la gestione dei processi è un elemento di vitale importanza per la crescita del business, in quanto permette di standardizzare attività e operazioni ripetibili, continuative o prevedibili e automatizzarne il flusso, liberando di fatto le risorse per attività a maggior valore.
Un processo aziendale è costituito da una serie di attività interconnesse tra loro, tutte orientate a svolgere al meglio la gestione operativa e funzionale dell’impresa, in modo da consegnare al cliente finale un prodotto o servizio il cui valore è ben definito e apprezzato.
Ma quali sono i punti cardine di una gestione ottimale dei processi in un’azienda produttiva? E come si coordina efficacemente la gestione dell’ordine cliente?
Il flusso informativo come cervello dell’impresa
Negli ultimi anni lo scenario di mercato e le tecnologie usate in azienda sono cambiati in maniera molto veloce e, a volte, imprevedibile. Ecco che, per essere pronti a tutte le opportunità che nascono fuori e dentro l’attività imprenditoriale, è necessario rendere flessibile l’organizzazione produttiva, coinvolgendo nel flusso tutti i reparti e, in modo particolare, l’ufficio acquisti come interlocutore privilegiato.
Il cardine di tutte le notizie, informazioni e comunicazioni che avvengono all’interno del flusso operativo è il sistema informativo. Il sistema informativo, paragonabile al cervello umano, raccoglie gli input (dati, notizie, ecc.), li decodifica (attraverso i procedimenti) e li invia elaborati sotto forma di output a tutti i reparti aziendali coinvolti (tramite strumenti e processi prestabiliti).
Negli ultimi anni questa tematica è salita al vertice delle attività in capo al Management. Le imprese, sempre più orientate alla semplificazione e snellimento del lavoro, traggono infatti grande beneficio da un sistema informativo moderno e strutturato, con un evidente ritorno su costi e sprechi. Il primo passo per raggiungerlo è mappare i processi che sottendono alle attività coinvolte, in ogni sua parte ed estensione. Vediamo un esempio classico: la gestione dell’ordine cliente.
Gestione dell’ordine cliente: dall’acquisto al pagamento
La gestione degli ordini è sempre stata una questione di fondamentale importanza per ottimizzare i processi commerciali, produttivi, logistici e amministrativi di un’azienda. L’obiettivo è essere efficienti e sufficientemente elastici, capaci cioè di reagire a cambiamenti imprevisti nei flussi di merci che transitano dal magazzino e di sostenere i ritmi imposti dai risultati di business. Oggi, con l’esplosione dell’e-commerce anche in ambito B2B, tutto questo è ancora più vero.
La mappatura dell’ordine cliente parte dal diagramma di flusso. Questo schema deve definire in modo univoco, anche con mappa visiva, eventi consequenziali nei flussi operativi che formano l’insieme del processo, visualizzando i flussi fisici di materiali, persone e documenti anche all’interno degli spazi. Una mappatura approfondita ci aiuta a comprendere in modo chiaro e dettagliato ogni singola attività del processo stesso, offrendo una visualizzazione immediata e omnicomprensiva dell’intero percorso consentendo così di individuare eventuali criticità nelle singole procedure operative.
In questo modello ricopre il ruolo da protagonista il gestionale ERP, che calcola la data di consegna della merce e la quantità di materiale disponibile/da acquistare entro i tempi concordati con il cliente. I punti di partenza sono:
- un ordine cliente
- una distinta base,
- dei parametri di base dei componenti opportunamente dimensionati (fornitore, listino, lead time di fornitura, politiche di riordino, punti e lotti, ecc..).
Elaborati questi input, il gestionale consegna al buyer un piano di acquisto che consente l’ottimizzazione della disponibilità, fornendo alla produzione tempi e quantità corrette in base ai vincoli relativi a: spazio disponibile a magazzino, buona rotazione delle scorte, flusso di cassa.
Uno strumento largamente usato per monitorare i flussi operativi all’interno del sito produttivo è la Spaghetti Chart. Partendo dall’analisi del layout di stabilimento, si individuano i flussi in entrata e uscita di persone, documenti e materiali con l’obiettivo di dimensionare opportunamente le singole aree di lavoro. Alcune soluzioni sono: dotare ciascuna postazione con stampanti dedicate, riordinare il supermarket di linea con tutti i componenti necessari a comporre il prodotto, programmare i riordini e i rifornimenti secondo il carico di lavoro previsto. Il tutto finalizzato a ridurre lo spreco di tempo, spostamenti inutili di persone e materiali.
Tanto più la filiera è integrata, tanto più rapidi saranno i feedback da ciascuna delle divisioni coinvolte, eliminando imprevisti, colli di bottiglia e sprechi. Organizzare l’intera attività d’impresa per processi è imprescindibile per garantire una crescita lineare al business e superare i limiti di un mercato sempre più competitivo e poco incline ai ritardatari.
