Firme in roaming per Outlook su device Windows
Gestire le firme in Outlook è ancora un'operazione complicata. Per semplificarla, Microsoft renderà disponibili le firme in roaming, a partire da Giugno 2020
La gestione della firma delle email aziendali è una faccenda complessa. Tutte le aziende lavorano per costruire la propria immagine: logo, documentazione, biglietti da visita, firma della mail. In merito a quest’ultimo punto, diventa fondamentale che le email dei dipendenti abbiano uno stile unico ed un marchio aziendale coerente ed uniforme.
Spesso, però, gestire le firme può essere un’operazione complicata. Per questo motivo, esistono aziende come Crossware ed Exclaimer che, con i loro software, permettono alle aziende di migliorare coerenza ed immagine aziendale.
Le difficoltà nel gestire le firme di Outlook per Windows, risiedono principalmente nel creare ed applicare una firma HTML utilizzando PowerShell. Anche aggiornare il registro di sistema, però, non è un’operazione semplicissima. Al contrario, aggiornare la firma da OWA con PowerShell risulta essere meno complicato.
Firme in roaming per Outlook
Uno dei motivi per cui le firme causano così tanti problemi di gestione è la necessità di aggiornarle sui singoli pc. Con l’obiettivo di semplificare le cose, Microsoft ha quindi deciso di introdurre le firme in roaming per Outlook. In altre parole, potrete creare la firma su un PC e la stessa sarà disponibile su qualsiasi PC a cui accederà l’utente. Al momento, la feature non è disponibile per Outlook su Mac e OWA continuerà ad avere le proprie firme. Non è da escludere però, che in futuro ci sia la possibilità di prevedere le stesse firme in roaming su tutti i client Outlook.
Per far sì che tutto funzioni correttamente, le informazioni sulla firma vengono archiviate nelle caselle di posta degli utenti di Exchange Online e recuperate dalla versione click-to-run di Outlook (componente delle app desktop di Microsoft 365 Enterprise). La funzionalità non è disponibile on-premise perché Exchange Server non memorizza le firme nelle sue mailbox. Outlook 2016 e Outlook 2019 continueranno ad utilizzare il registro di sistema per archiviare le impostazioni della firma (i file RTF contenenti le firme si trovano nel file system). Le firme che non sono associate a un account di Office 365 non effettueranno il roaming perché non associate ad una casella Exchange Online.
Sincronizzare le firme con Exchange Online
Secondo quanto previsto da Microsoft nella roadmap di riferimento (https://www.microsoft.com/en-ie/microsoft-365/roadmap?filters=&searchterms=60371), le firme in roaming saranno disponibili a partire da Giugno 2020. Se tutto va come previsto, l’update per Outlook (monthly channel) sarà la prima versione a supportarle. Dopo averlo installato, Outlook leggerà le informazioni esistenti sulla firma dal registro di sistema e le riporterà nella casella postale. L’attuale configurazione delle informazioni di firma nel registro di sistema e dei file di firma nei file su disco rimarrà attiva per supportarne il funzionamento offline. Al vostro successivo accesso su un altro PC, Outlook acquisirà la firma aggiornata.
Per quanto riguarda i componenti aggiuntivi di terze parti, Microsoft afferma che dovranno disabilitare le firme in roaming per continuare a funzionare. In futuro, c’è comunque la volontà di fornire un’API per consentire a questi componenti di funzionare.
L’utente ha comunque la possibilità di aggiornare la firma su Outlook: basterà recarsi nelle “Opzioni” (Figura 1). Le successive modifiche alla firma effettuate in Outlook verranno sincronizzate con Exchange Online. Ogni volta che avvierete Outlook, il client verificherà se la firma nella casella postale sia più recente della sua copia e scaricherà le informazioni ove necessarie.
Disabilitare le firme in roaming
Può succedere che un’azienda non voglia che Outlook utilizzi le firme in roaming. Se vi trovate in questa situazione, potete disabilitare la funzionalità aggiornando questo valore DWORD all’interno del registro:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup\DisableRoamingSignaturesTemporaryToggle
Impostate il valore su 1 per disabilitare le roaming signatures. Se il valore non esiste o è impostato su 0, vorrà dire che Outlook sta utilizzando le firme in roaming. Microsoft utilizza il valore del registro come riferimento e lo farà fin quando non permetterà agli add-in di terze parti di interagire con la nuova funzionalità. Quando verrà rilasciata l’API, siamo certi che che Microsoft disattiverà l’impostazione.
Le informazioni presenti in questo post, sono prese dall’articolo: https://office365itpros.com/2020/05/18/roaming-signatures-outlook-for-windows/amp/
