Cosa sono i Common Data Service e perché sono importanti se usate Power Apps o Power BI?

I Common Data Service, abbreviati in CDS, offrono un sistema di database gratuito e di semplice utilizzo; esploriamone insieme il funzionamento

Se fate parte degli utenti Power Apps, sicuramente conoscete i Common Data Service (CDS) o vi saranno comunque di facile comprensione.
Nel mondo degli utenti Power BI, invece, ci sono ancora molte persone che non sanno cosa siano e quando usarli.
In questo articolo vediamo quindi cosa sono i CDS, a cosa servono per chi usa Power Apps e Power BI e come utilizzarli.

Cosa sono i Common Data Service

I Common Data Service, abbreviati in CDS, sono essenzialmente un servizio di archiviazione dati, proprio come un database.
Possono essere utilizzati per archiviare dati sotto forma di tabelle, denominate Entità.
Si tratta di un servizio usato principalmente sul portale Power Apps: è inoltre accessibile attraverso i servizi Power Platform e Microsoft Dynamics. I dati possono essere caricati nei CDS in diversi modi, e, in diversi modi, possono esserne estratti. Possiamo quindi affermare che i CDS siano un sistema di archiviazione e di recupero, proprio come un database.
Oltre alle entità base (tabelle) è possibile aggiungere entità custom.
Potete accedere ai CDS attraverso i servizi della Power Platform (Power BI, Power Apps, Power Automate…) e altri servizi Microsoft.

Perchè dovete conoscerli se utilizzate PowerApps

Se state utilizzando PowerApps, significa che state creando un’applicazione mobile.
L’app mobile, molto probabilmente, lavora con i dati, cattura informazioni sugli utenti attraverso un form di data entry o simili e deve archiviare i dati da qualche parte. Questo significa che, perchè tutto funzioni, dovete avere un sistema di database in cui archiviare e da cui recuperare i dati.

I CDS sono uno spazio di archiviazione gratuito all’interno dell’ambiente PowerApps: sono gratuiti poichè inclusi nella licenza.
Ovviamente, è possibile costruire il proprio database in altri sistemi, come ad esempio Azure SQL Database, ma è necessario pagare il servizio separatamente. In alternativa, potreste pensare di conservare il db on-prem, ad esempio con database SQL ma dovete agganciarci un gateway per poterlo utilizzare.
La scelta sul database da usare con Power Apps è personale, sappiate comunque che i CDS offrono un sistema di database gratuito e di semplice utilizzo.

In poche parole, il servizio CDS archivia i dati di PowerApps senza costi extra ed è facile da utilizzare.
Non dovete essere uno sviluppatore di database per costruire con successo un database in cui caricare i dati: è un sistema di data storage che può essere utilizzato da un comune app developer.

Come si presenta il sistema di gestione database dei CDS

Come molti altri sistemi di database, anche i CDS hanno degli strumenti di gestione all’interno dei quali è possibile visualizzare le entità, modificarle e gestirle. Al momento, è possibile usare il portale di Power Apps per la gestione: i CDS vi appariranno come da immagine seguente.

Perchè dovete conoscerli se utilizzate Power BI

Ci sono due aspetti di fondamentale importanza nell’utilizzare i CDS se siete utenti Power BI.

Il primo, è utilizzarli quali sistema di sorgente dati.
Nel mondo Power BI, non si archiviano i dati. Al contrario, si ricavano e recuperano da diversi sistemi di archiviazione per poi analizzarli.
E questo è il motivo per cui molte utilizzatori di Power BI non hanno familiarità con i CDS, in quanto, dal loro punto di vista, i Common Data Service sono solo un altro sistema di database, un’altra sorgente dati a cui attingere.

Il secondo motivo, è utilizzare i Common Data Service all’interno di Power BI quale storage intermedio per le vostre trasformazioni Power Query.
Come detto in precedenza, potrebbe essere necessario scollegare il livello di trasformazione delle Power Query in dataflow di Power BI. Utilizzando i CDS, è possibile archiviare i risultati dei dataflows, ad esempio un database o un deposito dati, e utilizzarli per ulteriori analisi.

Il concetto di dataflow, oggigiorno, non è applicabile solo a Power BI, ma anche a PowerApps.
In particolare, a Power Platform Dataflows.

Qual è il motore di archiviazione che si cela dietro ai CDS?

I CDS archiviano i dati, li consultano e li controllano usando i servizi di Azure.
Esistono diversi servizi di Azure coinvolti questi aspetti: Azure SQL DB, SQL elastic pools usato per i dati relazionali, Blob storage per i dati non-relazionali, e CosmosDB per i registri. Lo screenshot seguente vi illustra come gli strumenti lavorino assieme.

Modalità per caricare i dati nei CDS

Visto che i CDS sono un sistema di archiviazione, potreste chiedervi: come archivio i dati? Quali sono i diversi metodi?
Ecco le risposte:
• App di Power Apps: è possibile creare un’app con Power Apps che archivia i dati nelle entità dei CDS;
• Portale di Power Apps usando le esperienze Get Data e Power Query;
• Dataflow: sul portale PowerApps è possibile creare un dataflow e programmarlo di modo che carichi i dati sui CDS;
• Altri servizi.

Metodi per recuperare i dati dei CDS

Si possono estrarre i dati dal CDS in diversi modi:
• App di Power Apps: attraverso dei moduli nell’app che mostrano i dati esistenti dalle entità dei CDS;
• Esportare i dati dal portale Power Apps;
• Dataflow;
• Power BI con la funzione Get data from Common Data Services;
• Altri servizi.

Quanto vi costa

Se state utilizzando PowerApps, vuol dire che siete in possesso di una licenza che comprende anche i CDS: non dovete pagare nessun servizio extra.
Tuttavia, licenze diverse hanno limitazioni diverse: maggiori info.

Se avete solo la licenza di Power BI, al momento l’unica possibilità per avere i CDS è comprare anche una licenza PowerApps.
Detto questo, la cosa importante è ricordarsi che per estrarre dati dai CDS non serve alcuna licenza (perché in questo caso qualcun’altro ha già creato il CDS e sta già pagando il servizio).
La licenza serve solo e quando l’utente deve scrivere all’interno dei CDS (magari attraverso i dataflows).

Le informazioni presenti in questo post, sono prese dall’articolo: What is Common Data Service (CDS) and why it is important for you if you use Power Apps or Power BI?.