Copilot per PMI: come ottenere il massimo dall’IA per Microsoft 365

L’IA solleva l’utente dai carichi lavorativi time consuming: Copilot accelera l'ingegnosità innata di tutti, generando vantaggi per l’intera organizzazione.

Negli ultimi anni, il ritmo e il volume del lavoro continuano a crescere. In tutto il mondo, gli utenti di Microsoft Teams ogni settimana partecipano al triplo delle riunioni rispetto al 2020. In media, le persone usano 11 app al giorno per svolgere il proprio lavoro.

Il tempo che dedichiamo ad attività noiose e ripetitive durante la nostra giornata lavorativa è spreco di energie e di produttività. Dare invece spazio alla creatività è proprio quello che aumenta l’efficienza e fa crescere il business.

L’intelligenza artificiale aiuta a sollevare il peso del lavoro, aumentando le capacità umane e accelerando l’ingegnosità innata di tutti, generando vantaggi per l’intera organizzazione.

Microsoft ha quindi presentato un modo completamente nuovo di lavorare, dove l’IA generativa passa attraverso le app di Microsoft 365. Di cosa parliamo?

Si chiama Microsoft 365 Copilot. È il nuovo assistente per il mondo del lavoro, che combina la potenza dei più grandi algoritmi di Deep learning capaci di riconoscere, generare e tradurre contenuti, con i dati presenti in Microsoft Graph e nelle app di Microsoft 365.

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Come iniziare: imparare ad accogliere l’IA

Secondo i dati del sondaggio di Microsoft 2023 Work Trend Index, i lavoratori che hanno dichiarato di non avere abbastanza tempo ed energia sono due volte più propensi ad affermare di essere molto più efficienti se dotati di un assistente personale.

Il potenziale è enorme, ma lavorare con l’IA richiede la creazione di nuove abitudini lavorative. Anche se l’intelligenza artificiale non può replicare il brainstorming con altre persone, migliora significativamente la collaborazione rapida, soprattutto per i team flessibili che non sono nello stesso ufficio durante gli stessi orari.

Copilot è in grado di migliorare la collaborazione con il team: basta chiedergli di individuare le domande non risolte durante una riunione di Teams o suggerire eventuali punti di discussione durante la creazione condivisa in Loop. Per utilizzarlo al meglio esiste Copilot Lab:  una vera e propria raccolta di richieste che insegnano agli utenti a creare, imparare e usare Microsoft Copilot.

Copilot non sempre ha ragione, ma anche se incorretti, i suggerimenti possono stimolare la creatività dell’individuo, supportando il team nel raggiungimento dell’idea vincente.

L’IA può essere utile, non solo rendendo il lavoro più semplice o veloce, ma rendendolo più appagante. Quando non abbiamo bisogno di spendere tanta energia cognitiva per capire cosa è successo in quella riunione, rimanere coinvolti nella posta elettronica o trovare quel documento da quella chat la scorsa settimana, possiamo dedicare più tempo alla sostanza del nostro lavoro e al nostro scopo per farlo.

Da Word a Teams: cosa può fare Microsoft Copilot

Spesso, tutte le funzionalità che Microsoft 365 offre, sono poco sfruttate dalla maggior parte degli utenti, che si limitano a pochi comandi di base. Con Copilot, invece, tutte le funzioni avanzate di cui l’utente non è a conoscenza possono essere sbloccate utilizzando il solo linguaggio naturale. Ma nello specifico, cosa fa?

• Con Copilot in Word, è possibile iniziare il processo creativo con una bozza già pronta, risparmiando ore di lavoro di scrittura, ricerca e modifica. L’utente può chiedere a Copilot di abbreviare, riassumere o riscrivere un testo, rendendo il processo di scrittura più efficiente e accurato. Inoltre, fornisce suggerimenti e consigli creativi per supportare l’utente nella creazione di testi di qualità e migliorare la loro scrittura.
• Con Copilot in PowerPoint, è possibile creare presentazioni partendo da una semplice richiesta e aggiungendo contenuti rilevanti da documenti creati in precedenza. È possibile ridurre lunghe presentazioni in un solo clic e utilizzare i prompt per regolare i layout, riformattare il testo e sincronizzare le animazioni.
• Copilot in Excel consente di esplorare i dati in linguaggio naturale, analizzare le tendenze e creare visualizzazioni coerenti con i dati.
• Copilot in Outlook aiuta a smaltire la posta in arrivo in pochi minuti, è possibile riassumere lunghe discussioni, rispondere a un messaggio con una semplice richiesta o trasformare rapide note in messaggi professionali regolando il tono e la lunghezza.
• Copilot in Teams aiuta a gestire riunioni con maggior efficienza, organizzando gli argomenti sollevati e riassumendo le informazioni chiave in modo che l’intero gruppo sappia come procedere una volta terminata la riunione. Inoltre, permette di costruire agende di riunioni basate sulla cronologia delle chat, identificare le persone giuste per i follow-up e pianificare il check-in successivo.
• Con Copilot in Power Platform, è possibile automatizzare facilmente le attività ripetitive, creare chatbot e trasformare le idee in applicazioni funzionanti in pochi minuti.

Consigli per l’uso: Copilot per Microsoft 365

Per sfruttare appieno il potenziale di Copilot per Microsoft 365, è essenziale comprendere sia le sue funzionalità che le linee guida per un utilizzo ottimale e sicuro.

Impostare una richiesta chiara e concisa

Fornire una richiesta chiara e concisa è fondamentale per sfruttare il vero potenziale di Copilot per Microsoft 365. Più l’istruzione è specifica e dettagliata, meglio Copilot può allineare la risposta al risultato previsto. Il passaggio da una richiesta generica a una completa può migliorare drasticamente la qualità e la rilevanza dell’output di Copilot, in modo da ricevere contenuti che soddisfano perfettamente le specifiche esigenze. Ad esempio:

• Richiesta valida: “Inviare una bozza di un messaggio di posta elettronica sulle nuove stampanti 3D Contoso. “
• Richiesta migliore (esempio 1):“Invia una bozza di un messaggio di posta elettronica che introduce le nuove stampanti 3D Contoso ai clienti.”
• Richiesta migliore (esempio 2): “Bozza di un messaggio di posta elettronica che illustra in dettaglio le nuove funzionalità delle stampanti 3D di Contoso, che verrà lanciato la prossima settimana. Includi un collegamento alla pagina del prodotto.”

Verificarne l’attendibilità

Uno degli obiettivi di Copilot per Microsoft 365 è fornire raccomandazioni dettagliate e accurate. Tuttavia, è essenziale esaminarne e verificarne gli output perché il contenuto generato si allinei alle proprie intenzioni e soddisfi gli standard dell’organizzazione.

Fornire feedback regolari

Se Microsoft Copilot non genera l’output previsto, è fondamentale fornire commenti e suggerimenti a Microsoft. Condividendo attivamente osservazioni e suggerimenti, si allena la sua precisione di azione e ci si assicura che rimanga allineato alle esigenze espresse, identificando inoltre aree di crescita e perfezionamento.

Accogliere l’input di creatività

Copilot per Microsoft 365 offre più di semplici output di routine; può essere un trampolino di lancio per idee creative. Fornire richieste diverse può generare risultati inesplorati, portando all’occhio nuovi punti di vista, trampolino di lancio per nuove soluzioni creative.

Dare priorità a privacy e sicurezza

Sebbene Copilot sia progettato secondo protocolli di sicurezza rigorosi, gli utenti devono sempre prestare attenzione alle informazioni fornite, in particolare quando si tratta di dati sensibili o proprietari. È fondamentale impostare specifiche condizioni di sicurezza affinché all’interno dell’organizzazione ognuno possa accedere al giusto set di dati, efficientandone l’utilizzo ed eliminando i rischi.

La sicurezza degli asset informatici aziendali passa quindi per un approccio diversificato che prevede l’adozione di soluzioni sicure in fase di progettazione e consente di monitorare tutti gli ambienti, identificare le incoerenze e rispondere agli attacchi rendendo l’infrastruttura in tutto e per tutto conforme.

Rimanere aggiornati

Copilot per Microsoft 365 è uno strumento in continua evoluzione e ha aggiornamenti regolari, per migliorare le sue stesse capacità: ad ogni aggiornamento adatterà le abitudini di lavoro dell’utente alle sue funzionalità in espansione. A questo proposito, è essenziale essere sempre disponibili a ricevere feedback, sia da Copilot che dai colleghi di lavoro, assicurandosi di sfruttare appieno il suo potenziale e ottimizzare il flusso di lavoro dell’organizzazione.

Perché è uno strumento importante per tutte le imprese, anche micro e pmi

Copilot per Microsoft 365 rappresenta un’importante opportunità di diventare organizzazioni che accolgono e comprendono i benefici dell’intelligenza artificiale. Copilot è infatti la chiave per sbloccare nuove potenzialità nelle PMI italiane, consentendo loro di prosperare nell’era digitale in modo efficiente e produttivo.

Uno strumento che si annuncia potentissimo e che richiederà alle aziende un periodo di studio e affiancamento.