Come monitorare le presenze degli studenti su Teams for Education

Come tutti sappiamo, durante l’emergenza COVID-19, le scuole sono state chiuse, favorendo il passaggio dall’istruzione in aula a quella online. Molti istituti si sono affidati a Microsoft Teams for Education quale piattaforma per gestire le attività di apprendimento scolastico. In questa situazione, però, gli insegnanti avevano bisogno di monitorare le presenze degli studenti in maniera facile e veloce.

L’app Attendance su Teams for Education consente agli educatori di controllare la partecipazione e generare semplici report, senza dover passare ad un altro strumento.

L’applicazione è stata creata utilizzando Power Apps, mentre i rapportini delle presenze vengono generati utilizzando Power Automate. I dati non elaborati sulla partecipazione sono disponibili nelle liste di SharePoint e possono essere facilmente visualizzati mediante strumenti di reporting e visualizzazione dei dati come Power BI.

L’app è disponibile su GitHub e può essere estesa o personalizzata per soddisfare le peculiari esigenze delle scuole.

Di seguito alcune delle caratteristiche principali:

1. I professori possono prendere nota e salvare le presenze degli studenti.
2. L’elenco degli studenti della classe viene compilato automaticamente dai gruppi di Office 365.
3. Gli insegnanti possono andare modificare le presenze entro 30 giorni.
4. I professori possono generare report sulle presenze e ottenere la percentuale di lezioni a cui uno studente ha partecipato.
5. Gli insegnanti possono generare report specifici sullo studente, per ottenere le date in cui quest’ultimo era presente o assente ad una determinata lezione.

Nell’immagine qui sotto, la tab “Take Attendance”:

Come vedete dallo screen, vi sono tre sezioni:

1. Campi di input: in cui l’insegnante seleziona una classe, inserisce l’ora di inizio e di fine e l’elenco degli studenti (attraverso i gruppi di Office 365).
2. Metriche riepilogate: mostrano le metriche per un riferimento immediato, come il numero totale di studenti, il numero dei presenti o degli assenti, ecc.
3. Elenco studenti: dove l’insegnante segna la frequenza.

Un’altra tab presente all’interno di Teams è l’Historic Attendance, che consente agli educatori di generare semplici report di frequenza di una classe, selezionando l’intervallo di date desiderato: tutto ciò aiuta a rispondere a domande semplici come il numero o la percentuale di lezioni frequentate da uno studente, l’elenco delle date in cui era assente per una classe specifica, ecc.

Anche questa tab comprende tre sezioni:

1. Campi di input: in cui l’insegnante seleziona la classe e l’intervallo di date desiderato per il report.
2. Metriche riepilogate: mostrano le metriche per un riferimento immediato, come le classi totali tenute.
3. Report: fornisce il numero e la percentuale di lezioni a cui lo studente era presente, assente, in ritardo, scusato. I report, poi, vengono esportati su OneDrive.

Per installare l’app ti basta seguire i seguenti passaggi:

1. Crea un team con i membri dello staff, e rendilo un gruppo abilitato alla sicurezza permettendo la condivisione dell’app con qualsiasi membro aggiunto al team.
2. Crea un elenco di SharePoint (automatizzato attraverso Power Automate).
3. Installa Attendance Power Apps e Power Automate zip, e connetti SharePoint, Office 365 e OneDrive.
4. Aggiungi Power Apps a Teams ed inizia.

L’app Attendance utilizza i seguenti connettori:

• SharePoint per salvare e leggere i dati da una lista.
• Power Automate per elaborare i record degli studenti dalla lista di SharePoint ed esportare il file CSV su OneDrive.
• Office 365 Groups per leggere l’elenco dei membri.
• Office 365 Users per leggere le informazioni sul profilo utente.
• OneDrive per posizionare le informazioni esportate.