Come convincere gli utenti di Office 365 ad installare Outlook Mobile

Da una notifica pubblicata a marzo da Microsoft (MC207028), è emerso che alcuni utenti potrebbero ricevere un avviso in OWA che li informi che la loro licenza copre anche Outlook Mobile e che hanno la possibilità di scaricare l’app per il proprio smartphone. A luglio 2020, è stata rilasciata la notifica MC219490 per dire che la modifica è stata applicata in tutto il mondo (ad eccezione degli utenti del cloud governativo).

La notifica afferma: “Molti clienti non sono consapevoli di poter ottenere funzionalità aggiuntive e diritti di utilizzo commerciale per Outlook Mobile come parte dei servizi di Office 365 e Microsoft 365 senza costi aggiuntivi”. In poche parole “Perché utilizzare qualcosa di diverso da Outlook Mobile per connetterti a Exchange Online?”.

Il piano di Microsoft è iniziare, dapprima, a mostrare gli avvisi in OWA, per poi passare al desktop di Outlook in futuro. Se gli utenti ignorano l’avviso, non verrà più visualizzato. Se invece decidono di agire, riceveranno un collegamento o un codice scansionabile per scaricare Outlook Mobile.

Outlook Mobile: il miglior client per Exchange Online

Non c’è dubbio che Outlook Mobile sia il principale client di posta elettronica mobile per Exchange Online. Oltre a supportare il più ampio grado di funzionalità disponibile per qualsiasi client mobile, Outlook Mobile include una profonda integrazione con altri componenti dell’ecosistema Microsoft 365, tra cui Microsoft Search, Microsoft 365 Groups e OneDrive for Business.

Nell’ultimo anno, Microsoft ha aggiunto funzionalità come il supporto per le sensitivity labels, le cassette postali condivise e l’accesso delegato per aumentare il divario di funzionalità con altri client di posta elettronica. Questi ultimi utilizzano Exchange ActiveSync (EAS) per comunicare con Exchange Online e, sebbene dieci anni fa EAS fosse un solido protocollo di connettività, recentemente è invecchiato male. Il fatto è che EAS non supporterà mai le chiamate API necessarie per consentire ai client di posta mobile di terze parti di ottenere la parità di funzionalità con Outlook Mobile.

Scelta personale

La scelta personale è importante. Nell’aprile 2019, Microsoft ha dichiarato che oltre 100 milioni di persone hanno utilizzato Outlook Mobile. All’epoca, Office 365 aveva 185 milioni di utenti attivi. Quella cifra oggi si avvicina ai 270 milioni e la crescita di Outlook Mobile probabilmente segue da vicino quella di Office 365. Anche con questi dati, alcune persone scelgono comunque di utilizzare client basati su EAS o IMAP4. Ciò potrebbe essere dovuto al fatto che preferiscono il modo in cui funzionano questi client o preferiscono una feature specifica, come la possibilità di connettersi agli account in più tenant di Office 365, cosa che Outlook Mobile attualmente non può fare.

È ragionevole che Microsoft cerchi di sensibilizzare gli amministratori sul fatto che Outlook Mobile sia incluso nelle loro licenze, ma bisogna capire anche perché sentono la necessità di evidenziarlo agli utenti finali. Dal punto di vista del cliente, questa è una cattiva idea, in quanto gli utenti finali chiederanno perché visualizzano il messaggio e come devono comportarsi, e ciò potrebbe generare una domanda aggiuntiva per i servizi di supporto.

Disattivazione degli avvisi di Outlook Mobile con MobileAppEducationEnabled

Fortunatamente, Microsoft ha fornito ai tenant un modo per sopprimere gli avvisi con un semplice aggiornamento alla configurazione dell’organizzazione di Exchange Online impostando l’opzione MobileAppEducationEnabled su $ False.