Shared Mailbox: Microsoft corregge e ripristina la capienza originale

Microsoft ha recentemente corretto e messo mano al modo in cui le shared mailbox vengono create su Exchange Online.

Cominciamo dalle indicazioni che Microsoft ci fornisce nella sua documentazione ufficiale:
– Exchange Online Limits;
– Create a shared mailbox.

Come indicato negli articoli qui sopra, le shared mailbox senza licenza create su Exchange online, dovrebbero avere una capienza di 50GB. Chi desidera più spazio, può assegnare una licenza alla casella di posta.

Tempo fa, invece, era successo che il sistema di Exchange Online permettesse la creazione di shared mailbox con una grandezza di default di 100GB anche senza l’assegnazione di piani di licensing. Microsoft era al corrente di quanto stesse accadendo e si è messa da subito al lavoro per far fronte alla questione nel suo mailbox provisioning system.

Ora la situazione è stata ripristinata e, da fine luglio, riportata alla normalità.
Per la creazione delle shared mailbox avete a disposizione una cassetta postale di 50GB: se avete bisogno di spazio aggiuntivo, vi basterà sottoscrivere una licenza di Exchange Online Plan 2. Una volta assegnata la licenza, la dimensione della casella di posta si modificherà rapidamente fino a raggiungere i 100GB (grandezza equivalente alla mailbox di un utente con una licenza di Exchange Online Plan 2).

Per aiutarvi a comprendere come questo cambiamento possa impattare le shared mailbox esistenti e quale sarà il normale comportamento d’ora in avanti, qui sotto vi riportiamo delle Q&A:

– Cosa succede, una volta ripristinato lo spazio di 50GB, alle shared mailboxes non licenziate e create con le dimensioni di default di 100GB? Verranno automaticamente portate a 50GB?

No, non automaticamente ma potrebbero essere riportate a 50GB in determinate situazioni, lo vediamo nei successivi passaggi.

– Quando una mailbox condivisa e senza licenza perde il suo status di 100GB?

Cambiando lo stato della licenza per quella mailbox, verrà ripristinata la corretta capienza di 50GB.
Se la licenza della mailbox viene modificata, lo stato di 100GB sarà irreversibilmente perso e, per aumentare nuovamente la dimensione della cassetta a 100GB, sarà necessario l’acquisto di una licenza.

– Attualmente possiedo una shared mailbox da 100GB non licenziata con all’interno 80GB di dati che ho bisogno di archiviare. Cosa succederebbe se acquistassi una licenza di Exchange Online Archiving?

Qualsiasi cambiamento allo stato della licenza della shared mailbox farebbe sì che la stessa perda lo status di 100GB. In altre parole, anche assegnando la licenza di Archiving ad una casella di posta condivisa attualmente non licenziata, riporterebbe la dimensione della stessa a 50GB, costringendovi ad acquistare una licenza di Exchange Online Plan 2 (o equivalente) per poter aumentare la mailbox a 100GB. In uno scenario di questo tipo, se voleste assegnare una licenza Archiving, avreste bisogno di assegnare a quella casella almeno una licenza Exchange Plan 2.

– Mettiamo il caso che io abbia una casella di posta utente da 80GB e voglia convertirla a shared mailbox. Cosa succede con gli ultimi cambiamenti?

La licenza attualmente assegnata rimarrà di default assegnata alla mailbox utente e la shared manterrà le funzioni di invio/ricezione email.
Se successivamente rimuoverete la licenza dalla shared mailbox convertita, la quota di 50 GB di capienza verrà ripristinata. La grandezza sarà sempre di 80 GB, ma perchè la mailbox sarà over quota, l’invio e la ricezione delle email non funzionerà (le email in arrivo riporteranno la seguente dicitura “Mailbox is full” error, code 5.2.2″). Assegnando la licenza necessaria alla mailbox, il problema verrà risolto anche se il cambiamento potrebbe portare via un po’ di tempo. Se avete bisogno di una shared mailbox con capienza maggiore a 50GB vi raccomandiamo di mantenere l’assegnazione della licenza dopo la conversione di modo da non causare interruzioni di servizio. Potete inoltre sfruttare le cassette postali inattive se avete semplicemente bisogno di mantenere i dati di una mailbox in uno stato inattivo.

Maggiori info a questo articolo: Create and manage inactive mailboxes in Office 365.

– Se ho una mailbox utente di grandezza inferiore a 50 GB e la converto in mailbox condivisa, cosa succede?

Quando viene operata la conversione di una mailbox, la licenza rimane assegnata alla cassetta di posta (di default). Se rimuovete la licenza, la mailbox sarà comunque disponibile per l’invio e la ricezione delle email perchè la dimensione della mailbox convertita è inferiore a 50GB e le shared mailboxes sotto i 50GB non richiedono licenze. Se la grandezza di questa casella condivisa supera i 50 GB, dovrete aggiungervi una licenza per aumentare la capienza a 100GB o rimuovere le email in eccesso fino a riportare la dimensione della stessa sotto i 50GB.

– Se ho una shared mailbox le cui dimensioni si stanno avvicinando a 50GB e ho bisogno di aumentare lo spazio, come posso fare?

Assegnate semplicemente una licenza di Exchange Online Plan 2, non dovrete fare nient’altro. La dimensione della shared mailbox verrà automaticamente aumentata a 100GB nel giro di 15 minuti.

– I cambiamenti di licensing sono entrati in atto. Ho appena convertito una shared mailbox non licenziata di 50GB in una casella postale utente ed ora ho una casella utente da 50 GB. Cosa succede?

Quando convertite una mailbox non licenziata da shared a utente (utilizzando ad esempio Exchange Admin Center) la risultante mailbox sarà una mailbox utente non licenziata (questo perchè la shared mailbox di partenza non ha una licenza). Questa casella non è collegata a nessun account poichè non vi è una licenza assegnata. Solo quando verrà assegnata la licenza all’utente, la mailbox verrà collegata all’account e la sua dimensione sarà impostata a seconda della licenza corrente. In questo modo, se assegnate una licenza che dà all’utente una mailbox di 100GB, la capienza della casella sarà aumentata a 100GB.
Attenzione: se non sottoscrivete una licenza, la mailbox non collegata sarà eliminata dopo 30 giorni.

– Ho una shared mailbox di 80GB on-premises e voglio migrarla su Exchange Online. Cosa devo fare?

Poichè la shared mailbox di destinazione su Exchange Online dev’essere più capiente di quella dei 50GB permessi senza licenza, la shared mailbox cloud dev’essere licenziata prima della migrazione. In caso contrario, la migrazione fallirà instantaneamente riportando il seguente messaggio d’errore: “Mailbox size exceeds target quota”. Una volta assegnata la licenza di Exchange Online Plan 2, la migrazione potrà iniziare.

– Come posso sapere quali sono le dimensioni effettive delle mie shared mailbox?

Vi consigliamo di scaricare questo script.

Ad ogni modo, ci sono due cose fondamentali da tenere a mente:
– Lo script non vi mostrerà la grandezza delle mailbox che si trovano nello stato di soft deleted;
– Se avete delle caselle condivise a cui non siete ancora loggati, si potrebbe presentare un errore durante l’esecuzione dello script per quelle particolari mailbox.