Firstline workers: cosa scegliere fra Teams e Kaizala

Microsoft Teams Shifts ha raggiunto la General Availability la scorsa settimana: questo significa che le funzionalità di Staffhub sono entrate a far parte di Teams. Se non vedete ancora Shifts nel vostro tenant, aspettate un paio di giorni e lo vedrete apparire non appena il vostro amministratore l’avrà attivato.

Con l’arrivo di Shifts in GA è il momento giusto per analizzare le differenze fra Kaizala e Teams.
Alcune volte, c’è bisogno di fare una scelta circa quale strumento utilizzare: per questo è bene conoscere quando e perchè è preferibile utilizzare l’uno o l’altro strumento.
In questo blog, utilizziamo il termine generico Kaizala ma ci riferiamo a Kaizala Pro version (parte delle sottoscrizioni Office 365).

Kaizala Pro, è stata ufficialmente rilasciata nei paesi presenti in questa lista:
Kaizala regional availability.

Se il vostro paese non si trova ancora in questa lista, allora probabilmente avete la versione di Kaizala in preview.
Microsoft non supporta nè assicura la compliance per le preview.

Office 365 & Kaizala

La più grande differenza tra i due strumenti, risiede nella user identity.
Quando i vostri utenti sono loggati su Office 365, hanno semplicemente un’identità di Office 365. A seconda della licenza in loro possesso, possono avere a disposizione diversi strumenti e funzionalità di Office 365.
I firstline workers utilizzano la licenza F1: questa permette loro di avere accesso a molti strumenti come Microsoft Teams.

Come funziona Kaizala?
Vi registrate inserendo semplicemente il numero di telefono, proprio come per WhatsApp.
Non è necessario che ricordiate username e password, nè che effettuiate il login.
Con Kaizala Pro potete effettuare l’accesso a Kaizala con il vostro account Office 365 per poter avere accesso ai gruppi Kaizala aziendali e alla directory. In ogni caso, potrete avere l’accesso anche alle risorse di Office 365 (a seconda della licenza in vostro possesso).

Il grandissimo vantaggio di Kaizala è che potete raggiungere e rimanere in contatto con persone esterne rispetto alle identità di Office 365, ad esempio, con persone che non fanno parte della vostra azienda.

Firstline workers & Office 365

Se avete attribuito delle licenze di Office 365 ai vostri Firstline workers, allora potreste utilizzare Microsoft Teams e altri strumenti della suite (visto che li state pagando). In questo modo, avrete molte più possibilità di interazione, condivisione e protezione delle informazioni con i vostri colleghi rispetto a Kaizala. Ciò è valido anche per eventuali reti esterne: se avete bisogno di lavorare assieme su documenti o di proteggere i vostri dati, il nostro consiglio è di utilizzare le app di Office 365.

Shifts porta con sè le funzionalità per la gestione dei turni direttamente all’interno di Microsoft Teams.
Potrete, assieme ai vostri colleghi, cambiare i turni di lavoro, effettuare telefonate ed utilizzare ampiamente tutto ciò che è fornito all’interno di Office 365.

Firstline workers & Kaizala

Mettiamo invece il caso in cui l’azienda abbia molta forza lavoro ma meno licenze oppure non abbia una rete di buon livello.
La gestione delle identità è difficile quando le risorse non fanno giorni fissi e non fanno parte dell’azienda o sussistono altri motivi per cui la gestione delle licenze risulterebbe complicata. Kaizala è nata come un progetto di Microsoft Garage con l’obiettivo di fornire una soluzione di collaborazione per paesi quali India, Brasile o Tailandia. Era stata infatti pensata per lavorare con minor larghezza di banda proprio come WhatsApp o altre soluzioni di messaggistica.

Altro scenario comune è quello in cui gli utenti Kaizala non fanno parte della vostra azienda. In questo caso, parliamo di dipendenti di aziende esterne, che magari collaborano con voi per qualche contratto/progetto.
Nonostante non siano colleghi, è importante che abbiano le informazioni giuste ed aggiornate.
In questo caso, potreste considerare la versione gratuita di Teams ma, a quel punto, potrebbe essere necessario l’intervento del reparto IT per supportarli a creare l’ID Microsoft.
Sicuramente registrarsi su Kaizala è molto più semplice ed immediato.

Ecco uno dei motivi più comuni per cui scegliere Kaizala: la gestione delle identità non è un problema. L’unica cosa da fare è registrarsi e connettersi con chi volete: che siano firstline workers, clienti, partner o gruppi di utenti. Fino ad ora, magari, avete usato un gruppo Facebook o Whatsapp per restare connessi: ora potete utilizzare Kaizala.

Con Kaizala, potete postare news ed annunci, condividere documenti e video, fare un training semplice, sondaggi e addirittura creare forms o azioni custom.
C’è addirittura una funzionalità di invio fatture che permette ad ognuno di aggiungere importi, merci e foto delle ricevute. Alcune funzionalità sono davvero semplici altre sono azioni custom e form configurabili: avete la libertà di fare ciò che preferite a seconda di quelle che sono le necessità aziendali e personali.

Kaizala + Office 365

Vediamo quest’ultimo scenario: i vostri firstline workers sono parte dell’azienda ed hanno licenze di Office 365.
Di solito, utilizzate Microsoft Teams per collaborare ma vi capita di lavorare in aree in cui la rete non è molto buona. I vostri colleghi si registrano su Kaizala ed accedono a gruppi company-only oppure avete dei gruppi che comprendono sia risorse interne che esterne all’azienda.

Dal momento in cui Kaizala sarà rilasciato per il vostro paese, potreste volerlo utilizzare poichè diventa uno strumento supportato e compliant.
D’altro canto, usare due strumenti che si sovrappongono (Kaizala e Teams), nella maggior parte dei casi, crea più confusione che produttività.
Se optate per quest’opzione, assicuratevi di fornire delle linee guida chiare e definitive ai vostri utenti di modo che sappiano sempre quale strumento utilizzare e quando.

Integrare Kaizala in Office 365

Ci sono due metodi per integrare Kaizala all’interno di Office 365: Flow e API.

Quando utilizzate Kaizala come estensione dei vostri strumenti dovreste sempre integrare gli elementi essenziali su Office 365.

Qui sotto alcuni esempi:
– Risposte a survey
– Ricevute e spese
– Immagini
– Invio di documenti e news all’interno di Kaizala
– Risposte ai form
– Risultati ad azioni custom