Le nuove etichette di riservatezza per le app di Office, ti aiutano a proteggere le informazioni sensibili
Durante l’ultimo Ignite, Microsoft aveva annunciato l’imminente arrivo di una serie di funzionalità che permettessero di proteggere meglio le vostre informazioni sensibili su differenti dispositivi, app, servizi cloud e on-premises.
L’obiettivo era quello di fornire un approccio coerente per ritrovamento, classificazione, etichettatura e protezione dei dati sensibili.
Oggi siamo felici di annunciarvi la general availability delle sensitivity labeling o etichette di riservatezza costruite appositamente per le app di Office, siano esse utilizzate su Mac, iOS ed Android.
Le app che ora supportano le etichette di riservatezza per gli utenti finali, sono le seguenti:
– Office per Mac: Word, PowerPoint, Excel & Outlook
– Office mobile apps per iOS: Word, PowerPoint & Excel (Outlook è in arrivo)
– Office mobile apps per Android: Word, PowerPoint & Excel (Outlook è in arrivo)
Con queste nuove funzionalità, gli utenti possono facilmente applicare le etichette di riservatezza definite dalla vostra azienda.
L’esperienza è costruita direttamente nelle app di Office: non avrete bisogno di plugin o add-on particolari. L’aspetto è lo stesso della conosciuta e famigliare esperienza di Office, il che la rende ancora più semplice da utilizzare per gli utenti.
Grazie alle etichette di riservatezza, non solo riuscirete a proteggere le informazioni riservate dell’azienda ma avrete un prezioso aiutante per tutto ciò che riguarda gli obblighi in materia di compliance, come il GDPR.
Supponiamo che un collega del reparto HR stia lavorando su un excel che contiene informazioni personali, quali gli indirizzi email dei dipendenti. Sapendo che queste informazioni dovrebbero essere protette e mantenute private, l’utente può selezionare l’etichetta di riservatezza “Confidential-PII” direttamente dal foglio excel. Quella stessa etichetta applicherà le appropriate impostazioni di protezione a seconda di quanto configurato a livello aziendale.
Esperienza utente semplice e coerente
Gli screenshot qui sotto illustrano la user experience delle app di Office per Mac.
Il menù a tendina Sensitivity semplifica la visualizzazione delle etichette disponibili e la selezione dell’opzione appropriata.
L’esperienza è simile tra Word, PowerPoint, Excel ed Outlook.
Come applicare le etichette di riservatezza sulle app di Office per Mac. Potete scegliere fra encryption, rights restrictions e visual markings, a seconda delle vostre policy label
Per le mobile app di Office, è disponibile il medesimo set di etichette di riservatezza.
Non importa quale dispositivo o piattaforma stiate utilizzando: l’esperienza è la stessa.
Applica in maniera semplice le etichette di riservatezza sulle app mobili di Office per iOS
…e per le app mobili di Office per Android
Una volta applicata un’etichetta di riservatezza su un documento o email, l’etichetta rimarrà su quel file anche se verrà spostato in un’altra destinazione, su un altro dispositivo, app o servizio cloud. La vostra azienda ha tutta la flessibilità di customizzare le policy per applicare differenti azioni a seconda dell’etichetta selezionata, inclusa crittografia, accesso limitato al file o applicazione di marcature visive al documento (su intestazione/piè di pagina o filigrane che indicano che il file è confidenziale o contiene informazioni sensibili).
Un’email identificata come “Highly Confidential” su Outlook per Mac, viene crittografata e le vengono applicati intestazione e piè pagina
Gli amministratori possono inoltre richiedere agli utenti di fornire una giustificazione se passano ad un livello di etichette di riservatezza inferiore rispetto a quello precedentemente applicato. Per esempio, se cambiano un’etichettatura da “Confidential” a “General”. Questo può essere utile per avere utenti responsabili e mantenere un audit trail.
Potete inoltre specificare se un’etichettatura di default debba essere applicata a nuovi documenti/email. Per esempio, potete impostare un’etichettatura di default di tipo “General Business” e, successivamente, gli utenti finali possono applicarne una differente a seconda del contenuto che stanno editando.
Agli utenti finali può venir chiesto di fornire una giustificazione quando retrocedono ad un più basso livello di etichetta
Le etichette di documenti ed email possono anche essere “lette” da altre app e servizi.
Ad esempio, se un documento di tipo “Highly Confidential” si trova su un dispositivo Windows, Windows Information Protection e Windows Defender ATP possono lavorare assieme per bloccare all’utente la possibilità di copiare o condividere il contenuto di quel documento su altre destinazioni di quel dispositivo quali account di email personali o account social.
Come iniziare e passaggi successivi
Per iniziare ad utilizzare queste nuove esperienze di etichetta, dovete configurarle all’interno dell’Office 365 Security & Compliance Center.
Una volta configurate, le etichette diventano disponibili nelle applicazioni di Office supportate. Se la vostra azienda le ha configurate nel portale di Azure per Azure Information Protection, dovrete prima di tutto migrarle nel Security & Compliance Center, e poi potrete usarle dalle app aggiornate di Office.
Trovate maggiori informazioni e i passaggi per la migrazione a questo articolo:
How to migrate Azure Information Protection labels to the Office 365 Security & Compliance Center.
Per saperne di più, vi rimandiamo alla documentazione ufficiale che vi fornisce maggiori informazioni sulle app supportate e sui numeri di versione.
I clienti Office 365 hanno già accesso alle app di Office aggiornate grazie all’update di gennaio.
Questo è solo l’inizio: nei prossimi mesi, Microsoft estenderà le etichette di riservatezza ad ulteriori piattaforme e app di Office. Tra queste: Outlook per iOS ed Android, Outlook on the web, app di Office su Windows e app di Office Online.
A questo link, la roadmpad di Microsoft 365 per le ultimissime informazioni.
Potete rilasciare i vostri feedback, commenti, idee ed opinioni su quest’ultima caratteristiche, all’interno della UserVoice.
