Come gestire al meglio i cambiamenti di Office 365

A quasi dieci anni dalla nascita, Office 365 è in continua evoluzione; come destreggiarsi tra novità e deprecazioni senza farsi cogliere di sorpresa

Office 365 sta per compiere 10 anni e, in tutto questo tempo, si è evoluto, modificato, sono state aggiunte e rimosse diverse funzionalità.
La cosa era inevitabile…
Infatti, poichè le prime iterazioni dei server utilizzati in Office 365 erano analoghi alle loro controparti on-premises, c’era da aspettarsi che avrebbero abbandonato il vecchio codice, creato per far fronte allo spiegamento dei server singoli on-premises, in favore di codici ideati per sfruttare il cloud.
Oggi, il focus di Office 365 è sulle nuove applicazioni come Teams e Planner e si basa sulle funzionalità base che operano su tutti i carichi di lavoro, quali le retention policies ed il data loss prevention di Office 365.

È fondamentale che tutti i cambiamenti all’interno di Office 365 vengano gestiti.
La maggior parte delle volte, teniamo in considerazione come gestire l’introduzione di nuove funzionalità e li riversiamo su quanto indicato Microsoft 365 roadmap e da dettagli quali le notifiche di availability che si trovano all’interno dell’Office 365 admin center.
I blog di Microsoft e quelli indipendenti vengono consultati per capire cosa stia succedendo e comprendere quello che sarà l’impatto sul tenant.
Tenere sotto controllo i nuovi sviluppi di Office 365 e contestualizzarli può diventare un lavoro a tempo pieno per un’azienda.

Le deprecazioni avvengono su base continuativa

Microsoft usa il termine “deprecations” per descrivere l’eliminazione di una funzionalità o di un’app.
In altre parole, viene rimossa una tecnologia perché non più utile o perchè sostituita da una migliore, più avanzata o funzionale.

Di seguito alcuni esempi recenti di modifiche in cui le feature sono state rimosse o rimpiazzate:

• strumenti di Exchange legacy in-place holds e eDiscovery –> Search Mailbox inclusa. Anche il vecchio SharePoint eDiscovery Center è scomparso.
Microsoft afferma che i casi di Office 365 eDiscovery e le ricerche di contenuto offrono funzionalità migliori;
• connessioni autenticate SMTP –> si tratta di un elemento importante per device quali stampanti o fotocopiatrici che utilizzano Office 365 per inviare notifiche tramite mail;
• client classico di Azure Information Protection –>AIP è apparso la prima volta nel 2016, ma il suo ruolo all’interno di Office ha preso il sopravvento grazie alle sensitivity labels di Office 365;
• Office 365 Video –> è stata la prima interazione tra un servizio di video processing e video management in Office 365; ora si trova nella fase finale di migrazione su Stream;
• Basic authentication per Exchange –> è stata rimpiazzata dalla modern authentication in quanto rappresentava uno squarcio facilmente penetrabile per gli hacker che utilizzavano tecniche quali attacchi con password spray;
• Skype For Business Online –> rimpiazzato da Teams;
• StaffHub –> introdotto nel 2017 e basato su Office 365 Groups, oggi è sostituito dall’app Shift di Teams;
• I blog Delve e quelli classici di SharePoint –> mai sviluppati da Microsoft con particolare passione e spinta;
• L’eliminazione graduale del supporto per le versioni meno sicure dei protocolli di connessione come TLS 1.0 e 1.1;
• Clutter –> il cui ritiro era stato rimandato a dicembre 2019. La Focused Inbox arriva da Outlook Mobile (Acompli) ed è migliore di Clutter, ma qualcuno insisteva nel sostenere che quest’ultimo fosse migliore, costringendo di fatto Microsoft a posticipare la rimozione;
• Yammer –> è cambiato molto da quando Microsoft lo ha acquisito nel 2012. L’ultimo set di cambiamenti nell’ “anno di Yammer” annunciati al Microsoft Ignite 2019 poneva nuovamente il focus di Yammer sulle communities ed il knowledge sharing in un singolo network per tenant. Le aziende che usano diversi networks devono incorporarli in un network unico.

Ovviamente, l’elenco non si ferma qui ed evolverà continuamente proprio per la caratteristica intrinseca di Office 365 che è in continuo aggiornamento.

Governance

Stabilito che Microsoft rimuove o elimina gradualmente caratteristiche e funzionalità di Office 365 su base continuativa, il problema è come tenere traccia e gestire questi cambiamenti. L’introduzione di nuove funzionalità si traduce in aggiornamenti alla formazione degli utenti, update di supporto, nuova documentazione e cosi via. Non dovrebbe succedere lo stesso con le eliminazioni?
La sensazione è che solo poche aziende riescano a fare un buon lavoro nella gestione del “lato oscuro” del cambiamento.
Microsoft pubblica le notifiche all’interno dell’Admin Center di Office 365 per far presente agli utenti quando si verificheranno le deprecazioni così da stabilire una data limite per le eventuali azioni da intraprendere. Dopodiché, spetta al tenant apportare le modifiche necessarie per far fronte al ritiro di una funzione o di un protocollo. Dovrebbe essere un processo semplice, ma spesso non lo è e Microsoft finisce per rimandare una deprecazione per venire incontro alle esigenze/richieste dei clienti.

Microsoft guida il processo

Un punto comune di discussione, riguarda il fatto che le tempistiche di deprecazione prescelte da Microsoft, si adattino più ai suoi piani che a quelli dei clienti.
Discutibile ma inevitabile: è Microsoft che effettua gli studi necessari a capire perché la deprecazione di una feature sia necessaria ed in che modo fornirà le funzionalità in sostituzione. A seconda del tipo di azienda e delle dimensioni, alcune considerano una determinata deprecazione un disastro, ad altri non interessa, altri ancora non fanno nulla perché hanno altre priorità.

Microsoft potrebbe forzare le deprecazioni: normalmente ciò non avviene, almeno non come prima risposta dopo aver riscontrato il rifiuto dei clienti.
L’approccio abituale è quello di prolungare la scadenza di circa sei mesi, per dare ai tenant più tempo per gestire il problema. La speranza è che quest’arco di tempo sia sufficiente e, alla fine, arriva il momento in cui una funzionalità come Delve Blogs smette di funzionare e scompare. Se tutto è stato fatto correttamente, i tenant delle aziende non saranno colti di sorpresa.

Ciclo continuo

Niente è statico nel cloud…le applicazioni si evolvono.
Il consiglio per le aziende finali è quello di cercare di gestire meglio il lato negativo dei cambiamenti per assicurare che i tenant di Office 365 siano preparati alle cosiddette deprecation.

Le informazioni presenti in questo post, sono prese dall’articolo: The Need to Manage Office 365 Feature Deprecations.