Come configurare automaticamente la sincronizzazione dei contatti di Outlook grazie a Microsoft Intune

Tutti gli step per semplificare l’esperienza dell'utente finale di Outlook Mobile, preconfigurando Outlook per salvare i contatti sul dispositivo locale

Per proteggere i dati aziendali all’interno delle e-mail, molte aziende costringono i propri utenti a utilizzare Microsoft Outlook mobile, applicando criteri di accesso condizionale e criteri di protezione delle app (App Protection Policies). Una delle cose che non funziona immediatamente con Outlook, rispetto all’utilizzo del client di posta nativo, è che i contatti non sono direttamente disponibili nell’applicazione e quindi gli utenti non vedono chi li sta chiamando.

Per semplificare l’esperienza dell’utente finale, è possibile preconfigurare Outlook per salvare i contatti nell’app nativa. Questa operazione può essere eseguita distribuendo un criterio di configurazione dell’applicazione con Microsoft Intune sui devices degli utenti finali. Con questa policy, è possibile anche controllare quali elementi vengono salvati sul dispositivo locale e quali invece non possono essere salvati. Ad esempio, si potrebbe voler consentire il salvataggio del nome e dei numeri di telefono di un contatto e bloccare tutto il resto.

Se hai effettivamente applicato l’App Protection Policy ai device degli utenti e desideri consentire il salvataggio dei contatti sul dispositivo locale, assicurati che la seguente impostazione sia attiva prima di procedere con gli altri passaggi:

Imposta Sync app with native contacts app su Sì.

Se questa impostazione è attiva, puoi procedere con la configurazione dell’App Configuration Policy per Outlook Mobile.

Creare un criterio di configurazione dell’app

In questo esempio, verrà creata la policy per Outlook Mobile in esecuzione su Android e iOS. Verrà consentita solo la sincronizzazione dei campi relativi al nome e alcuni relativi ai numeri di telefono.

• Accedi al centro di amministrazione di Endpoint Manager
• Vai su Apps – App configuration policies
• Fai clic su + Add
• Scegli Managed apps

• Assegna un nome al profilo
• Immetti una descrizione (facoltativa)
• Fai clic su Select public apps

• Cerca per Outlook
• Seleziona Outlook (due volte)
• Fai clic su Select

Torna alla schermata precedente e fai clic su Next.

• Apri Outlook configuration settings
• Imposta Save Contacts su Yes
• Scegli l’impostazione preferita per Allow user to change setting

• Scorri verso il basso fino a Sync contacts fields to native contacts app configuration
• Per ogni campo imposta l’opzione preferita di tua scelta
• Fai clic su Next

Completa la procedura guidata di configurazione assegnando il criterio a un gruppo di sicurezza.

Esperienza dell’utente finale

Dai ora un’occhiata a come viene visualizzato da parte dell’utente finale.

Come puoi vedere per questo contatto, sono state inserite alcune informazioni aggiuntive oltre al nome e al numero di cellulare. Se il criterio è impostato correttamente, i campi Email e note non vengono sincronizzati con il dispositivo Android.

Non appena il criterio viene applicato correttamente, verrà visualizzato un popup per avvisare che Outlook deve accedere ai contatti per sincronizzarli. Fai clic sul popup per concedere le autorizzazioni richieste.

Se dai uno sguardo alle impostazioni in Outlook, anche qui viene mostrato lo stesso messaggio.

A seconda che tu consenta o meno all’utente di modificare le impostazioni di sincronizzazione dei contatti, a quest’ultimo è consentito di disattivare questa sincronizzazione.

Se non consenti la modifica delle impostazioni di sincronizzazione dei contatti, il messaggio informativo non viene visualizzato e il pulsante è disattivato come di seguito.

Per concludere, se dai un’occhiata al contatto sincronizzato sul dispositivo (immagine qui sotto), si vede chiaramente che solo il nome e il numero di telefono sono stati sincronizzati, mentre tutte le altre informazioni non vengono visualizzate.

Le informazioni presenti in questo post, sono prese dall’articolo: https://www.inthecloud247.com/automatically-configure-outlook-contact-sync-to-the-native-contacts-app-with-microsoft-intune/