Stampare mentre si lavora da casa è essenziale

La trasformazione digitale è con noi da alcuni anni, ma con la pandemia globale è diventata rapidamente una realtà urgente per molte aziende. Con le varie restrizioni in tutto il mondo, le organizzazioni hanno dovuto improvvisamente adeguare i propri processi aziendali e consentire ai lavoratori di lavorare da casa. In tutto questo, l’IT deve garantire che la stampa sia ancora sicura quando supporta una forza lavoro ibrida.

Il servizio Microsoft 365 Universal Print e YSoft OMNI Series combinati offrono un’ottima soluzione per gli amministratori di stampa. YSoft OMNI Series collega istantaneamente qualsiasi stampante per la casa o l’ufficio a Universal Print. Ecco come queste due tecnologie lavorano insieme per facilitare tre casi d’uso:

• Stampa in ufficio da casa;
• Stampa a casa da casa;
• Stampa da/a ovunque.

Stampa in ufficio da casa

Il primo caso d’uso è una piccola media impresa con un abbonamento Microsoft 365 Business Premium che desidera sfruttare Universal Print con le stampanti esistenti sul mercato.

Alcuni lavoratori rimangono essenziali per le operazioni aziendali, come la spedizione e il ricevimento. Quindi, ci sono momenti in cui i lavoratori a casa hanno bisogno di stampare su un dispositivo in ufficio per consentire ad altri di ritirare le stampe (ad esempio documenti di spedizione).

Gli smart workers possono stampare utilizzando Universal Print proprio come se fossero seduti in ufficio. La soluzione YSoft OMNI Series, composta da YSoft OMNI Bridge ™ e OMNI UP365 ™ App, recupera e consegna il lavoro di stampa alla stampante in ufficio desiderata in modo semplice. Non è necessario che l’utente domestico utilizzi la VPN aziendale per raggiungere una stampante in sede.

Molti di voi probabilmente stanno pensando: “Ok, ma quanto spesso questo mi aiuta? La maggior parte delle volte devo stampare qualcosa per me stesso! ” Il che ci porta al prossimo caso d’uso.

Stampa a casa da casa (con processi aziendali e sicurezza)

In questo caso d’uso, è ovvio che una stampante home-office può stampare tranquillamente senza alcuna soluzione aggiuntiva oltre ai driver della stampante e una rete Wi-Fi o un cavo USB. Ma per quanto riguarda i problemi di sicurezza in questo scenario? Le aziende hanno modo di tenere traccia di ciò che viene stampato su quella stampante per uso domestico o personale?

Universal Print e OMNI Series vengono in soccorso qui. Tramite Universal Print, OMNI Series consente la tracciabilità e la responsabilità per tutte le stampe effettuate sulla stampante domestica. Gli altri membri della famiglia non possono stampare sul dispositivo, poiché non hanno accesso alla coda di stampa di Universal Print.

Stampa da/a ovunque

Ora invertiamo il caso d’uso precedente. Qualcuno seduto in ufficio può stampare sulla stampante home-office per la comodità del lavoratore remoto. Ciò è possibile implementando le soluzioni OMNI Series in entrambi i siti, il che a sua volta consente il caso d’uso finale in cui tutti possono stampare ovunque!

Tecnologie

Le varie tecnologie applicate per creare queste soluzioni vanno dagli standard di settore, come Internet Printing Protocol (IPP), dalle interfacce pubbliche fornite da Microsoft (ad esempio MS Graph API per Pull Printing ) alle innovazioni proprietarie di Y Soft. In particolare, IPP si affida ed eredita le funzionalità dal protocollo HTTP (Hypertext Transfer Protocol) che fornisce la base per tutte le funzionalità di streaming e sicurezza che ci si aspetterebbe dalla stampa sul cloud.

OMNI Series sfrutta tali standard e API per fornire soluzioni conformi al settore e fornisce un maggiore valore aggiunto oltre l’ambito della tecnologia sottostante. Ad esempio, sfruttando gli standard IPP/IPPS, realizza funzionalità immediate come:

• Stampa job submission;
• Implementazioni di query standard delle capacità e dello stato di una stampante;
• Query simultanea di più stati di lavori di stampa;
• Implementazione standard per annullare i lavori precedentemente inviati;

Senza uno standard di settore come IPP, OMNI Series dovrebbe implementare una logica di business specifica per ogni marca di stampante (e possibilmente per ogni modello), il che porta a notevoli aumenti della complessità e dei costi di sviluppo.

Inoltre, Microsoft sta apportando ulteriore valore attraverso l’implementazione di funzionalità di gestione della stampa, come l’anteprima rilasciata di recente della loro API Pull Printing come parte dell’API Microsoft Graph. La maggior parte delle soluzioni di gestione della stampa ora offre una qualche forma di “stampa pull”. Per il prodotto di punta di Y Soft, YSoft SAFEQ, questa funzione è chiamata Print Roaming. OMNI Series sta guardando all’API Pull Print di Universal Print per implementare una funzionalità di stampa ricca in cui un utente sarà in grado di stampare sul cloud e “spostare” il suo lavoro di stampa su qualsiasi dispositivo a lui più conveniente.

Sicurezza

Lavorare da casa implica un rischio e i criminali informatici ne hanno approfittato. Qualsiasi soluzione che tratta dati sensibili come il flusso di stampa privato di un’azienda deve rendere la sicurezza una priorità assoluta. Per una soluzione di lavoro da casa come OMNI Series, è necessario preoccuparsi sia dei “dati in transito” che dei “dati a riposo”.

La sicurezza dei dati “in transito” significa che i collegamenti e i canali di comunicazione sono crittografati e protetti utilizzando le ultime tecnologie (non ancora violate). Per OMNI Series e Universal Print, la crittografia viene fornita tramite Transport Layer Security (TLS) e utilizza la crittografia AES-256 su tutte le comunicazioni tra client, cloud e stampante.

Per i dati “a riposo” in uno scenario di stampa pull, la sicurezza significa che i dati vengono inviati al cloud Microsoft 365, in attesa di una destinazione finale per il rilascio della stampa. Per OMNI Series, questo significa fare affidamento sull’infrastruttura di Univesal Print costruita all’interno dell‘infrastruttura sicura di Microsoft 365, dove tutti i si trovano nell’area di archiviazione di Office del tenant.

Sia Microsoft che Y Soft stanno collaborando per garantire che le aziende che non sono in grado di acquistare un nuovo parco stampanti possano utilizzare Universal Print in modo semplice ed economico e che la stampa dei documenti avvenga in modo sicuro sia che i dipendenti siano a casa o in ufficio.