Pause sul lavoro: come la tecnologia può combattere il “sovraccarico digitale”

Configurando delle semplici impostazioni è possibile pianificare dei break tra una riunione e l’altra, utili a sgomberare la mente

Non siamo robot, ma esseri umani e questo significa inevitabilmente che non possiamo essere produttivi e attivi 24 ore su 24. Il nostro organismo ha bisogno di fare delle pause per ricaricare le batterie, e questo soprattutto nella sfera lavorativa.

Durante quest’ultimo anno sono molti i dipendenti che hanno scelto di tornare al lavoro in modalità smart, alternando la presenza in ufficio a quella da remoto. I vantaggi di questa nuova modalità di lavoro sono noti a tutti, dalla libertà di lavorare dove e quando si vuole al risparmio economico. Ma si conosce anche l’altro lato della medaglia?

Recentemente Microsoft ha rilasciato una ricerca riguardante le nuove tendenze in ambito lavorativo, il Work Trend Index. Lo studio porta alla luce uno degli svantaggi dello smart working: lavorando da casa le persone sono vittime del cosiddetto “sovraccarico digitale”: agende piene di riunioni e meeting online. Molto spesso una conversazione finisce e ne comincia subito un’altra, senza lasciare spazio a delle sane pause, utili a sgomberare la mente.

Il colosso di Redmond ha creato quindi dei semplici rimedi per cercare di contrastare questo problema e dare la possibilità agli utenti di prendersi un po’ di tempo tra una riunione e l’altra.

Creare delle pause con Outlook

Utilizzando le impostazioni di Microsoft Outlook è possibile impostare automaticamente dei break tra un meeting e l’altro. Gli utenti possono stabilire, tramite impostazioni predefinite, di accorciare automaticamente le riunioni programmate.

Altra funzionalità disponibile a livello di organizzazione è quella che permette di creare, sempre tramite impostazioni di default, degli slot appositi per delle pause rivolte a tutti i dipendenti.

La programmazione è facilmente personalizzabile. L’azienda può scegliere la lunghezza della pausa e se inserirla all’inizio o alla fine di una riunione. Per esempio, si potrebbe impostare una pausa di 5 minuti prima di riunioni di 30 minuti, o ancora una pausa di 15 minuti alla fine di meeting durati 1 ora.

Una volta abilitata questa impostazione, quando gli utenti pianificano i loro incontri online, l’orario di inizio e di fine si regola automaticamente in base alle regole impostate individualmente o a livello aziendale.

Se l’impostazione è attiva a livello aziendale, i singoli dipendenti possono facilmente personalizzare la regola in qualsiasi momento, in base alle loro esigenze, per una singola riunione o per tutte. La modifica effettuata dall’utente verrà poi comunicata a livello di organizzazione.

Microsoft Teams trasmette informazioni sul benessere personale

Microsoft non si è fermata alle impostazioni di Outlook, e per migliorare la job experience degli utenti ha deciso di rilasciare informazioni sul benessere personale tramite la nuova piattaforma di employee experience Microosft Viva integrata in Teams.

La piattaforma, lanciata all’inizio di quest’anno, racchiude al suo interno strumenti innovativi per la comunicazione, il benessere dei lavoratori, l’apprendimento e la condivisione di know-how. A partire da metà anno però, offre molte nuove esperienze di benessere personale:

• Funzione Riflessione: aiuta a diventare più consapevoli di come ci si sente all’interno del contesto lavorativo. Queste intuizioni sono personali e private per l’individuo.
• Funzione Elogio: permette di esprimere apprezzamento per i colleghi e pianificare promemoria di lode per costruire l’abitudine di condividere gratitudine.
• Funzione Pendolarità Virtuale: aiuta a concludere le attività alla fine della giornata lavorativa, preparare quelle per il domani e passare il tempo personale con tranquillità.

Prendersi delle pause durante le ore lavorative è fondamentale: dalla ricerca di Microsoft è emerso che queste piccole interruzioni hanno un impatto positivo sui livelli di stress e sulla capacità di concentrazione e produttività dei dipendenti. Ogni leader d’azienda deve prendere in esame la modalità corretta di introduzione di queste semplici impostazioni, consapevole che così facendo andrà a ridurre notevolmente il “sovraccarico digitale” e, a sua volta, otterrà risultati migliori e un ambiente di lavoro più sano e solido.